身元保証書に関する大事な話　その2　　強制的に書面を作成する仕組みをつくる

前回の「身元保証書に関する大事な話　その1　有効期限は？」ということでお届けしましたが、意外とこのあたりの基本的なことをよくわかっていない方もいらっしゃいます。

お客様と話していると「入社のときに出してもらったけど、それっきりになっていて、その後更新とかしていないので、みんな有効期限は過ぎているから効力なくなっていますよね？」ということをおっしゃることも多いので、やはり現場ではきちんとできているところとそうでないところはわかれます。

そのためには、原則有効期間を5年と定めて5年ごとに更新していくということが大事です。そして従業員ごとの更新のサイクルをしっかり記録しておくのがよいと思われます。

中小企業においては、実務を適切に行わなければいけないことはわかっていても面倒でできないということが結構あるのでそういう場合には強制的にそのような仕組みをつくってしまうのも手です。

例えばグーグルカレンダーに〇〇さん入社5年経過日（1ヶ月前）とか入力しておいておくと、事務担当の方も実行しやすくなりますし、上司も確認しやすくなります。見える化することは、何事においても重要なので、このような点でもすすめていきたいところです。

さて今回は、原則身元保証書は、更新としましたが入社5年たって何もなければポジション的にあまり身元保証書まではもらっておかなくてもいい場合もあるかと思いますので、そのあたりは柔軟に対応するほうがいいかと思います。

身元保証書に限らず、データベースで月ごとの作成しなければいけない書類なども結構あるかと思います。

たとえば嘱託社員、契約社員やパート社員についての労働契約書も大勢いれば更新事務などもきちんと忘れずにするのでしょうが、3,4人だったりすると使用者も労働者もお互いついうっかり忘れてしまったりすることもあります。
　労働契約書をその都度結んでいないということになりますと、黙示の契約の更新があったとみなされて、雇止めをした際に解雇とみなされて、会社に不利になることもあるので注意が必要です。

いずれにしても書面は、労使トラブルにおいては重要であるということを覚えておいてください。

本日もコラムを読んでいただきありがとうございました

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