年内の個人番号（マイナンバー）対応について

2015年7月21日

テーマ：マイナンバー

コラムカテゴリ：ビジネス

　いよいよ、マイナンバーへの対応が待ったなしとなって参りました。どう対応したら良いのか分からない、という事業所様も多いのではないのでしょうか。１００人以上の事業所では、マイナンバー取扱規程などを作成する義務がありますが、１００人未満の事業所ではその義務はありません。
　１００人未満の事業所で、年内にどのように対応するか、簡単ではありますが解説致します。

ステップ１（８～９月）※事前準備

10月5日時点での住民票所在地に対して、個人番号（ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ）が送られてきます。
※従業員様が個人情報を確実に受け取るために、現住所と住民登録住所が異なる場合は10月5日までに住民票の異動等を済ませるようご指導下さい。

ステップ２（９～１０月第１週）※事前準備

いよいよ個人番号（ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ）が送られてきます。紛失してしまうと非常に面倒です。
※厳重な保管をするようご従業員の方々にご指導下さい。

ステップ３（１０～１２月）※提供

個人番号（ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ）が送られてきました。従業員さんから、個人番号（ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ）を提供してもらいます。
※提供してもらうためには、利用目的を明確にしなければなりません。利用目的を明確にした文書を渡すようにして下さい。
※提供してもらう時期は、個人番号（ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ）が届いてすぐでも構いませんが、年末関係書類（扶養控除申告書にはマイナンバーの記載が必須）の提出を依頼する際に併せて依頼しても良いでしょう。ですので、１０～１２月の間に提供してもらって下さい。　　
※提供してもらう際、番号の「通知カード」のコピーなど、個人番号（ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ）の記載された書類は封筒に入れて、直接決められた担当者に渡すように従業員の方々にご指導下さい。　　　　　

ステップ４（１０～１２月）※保管

提供を受けた個人番号（ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ）については、厳重な保管が義務付けられています。
※鍵を掛けて、机やキャビネットに保管して下さい。
※パソコン内にデータとして保管する場合には、パスワードの設定、セキュリティ対策ソフトウエアを導入するようにしてください。パソコン自体にもワイヤーチェーンを巻くなど盗難防止措置を講じて下さい。

ステップ１～３に於いては、必ず従業員の方々に文書を渡すようにして下さい。文書に関しては、当事務所ではご用意しておりますが、必要でしたらお問い合わせ下さい。（少々料金は頂くことになります。）info@kageyama-office.com
ただ、現在いろいろマニュアル本なども出ていますので、その中に参照できる文書があるかと思います。

提供してもらった個人番号（ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ）は、税理士さんや社会保険労務士さんにお渡しすることになるかと思います。この「委託」については、委託先の税理士さんや社会保険労務士さんへの監督義務が事業所側にございます。ですので、対応がしっかり出来る事務所かどうか、確認をする必要があります。

この記事を書いたプロ

労務管理（給与計算含む）と人事・賃金体系整備に精通した社労士

影山正伸（影山社会保険労務士事務所）

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