社内会議・プロジェクト開始時に共有すべき３つのこと(１)目的

習慣化してしまおう！

会議・プロジェクトが活性化するための「目的・目標・方法」

みなさんの会社では、会議やプロジェクトが始まる時、どんなことを話してから議題に入りますか？
挨拶？最近あったことの雑談？トップからの話？

もちろん、挨拶などは必要ですが、
議題に入る前に必ず「その場にいる全員で共有」しておくべきことが３つあります。

それが、「目的・目標・方法」。

言われてみれば「何だそんなこと」と感じるかもしれませんが、意外と抜けていることが多く、
そのせいで話し合いが活性化しない大きな要因となるのがこの３つなのです。

具体的には、次のことがらです。

目的：この場は何の目的で開いた場なのか

目標：今日の会議（プロジェクト）の最後にありたい姿、ゴールイメージ
（こういう状態になっていることを目指して話し合っていきたい）

方法：進め方（全体共有なのか、グループワーク等があるのか、またスライドを使うのか、
ホワイトボードを使っていくのか）、進行役、終了予定時刻（所要時間）

開催者、主催者にしてみれば「徴集するときに話したから分かっている」と思いがちです。
しかし、そこに集まるメンバーは、各自色々な仕事を抱えています。
直前には全く別の内容の仕事をしていた、ということも少ないでしょう。

そんな中、簡単な挨拶のあと、
「それでは○○について話していきましょう」といきなり議題に入るのではなく、
目的・目標・方法を共有してはいると、「心の準備」をすることが出来ます。

今回は、「目的」についてもう少し掘り下げて見ていきましょう。

【事例紹介】目的が変わると、結論が変わってしまった？

「目的」とは、言い換えれば「何のために？」ということです。

つまり、そこに集まる意義・意味です。

その目的が変わると、話し合う内容・結論が変わるという事例を紹介しましょう。

Ａ社では、人事プロジェクトを毎月１回開催しており、
その中で就業規則を作りあげるという事をしていました。

もし、Ａ社の中でこの人事プロジェクトの目的が「就業規則を作ること」だったらどうでしょうか。
おそらく「良い就業規則を作りあげよう」ということになるでしょう。

「良い就業規則とはなんだ」という定義はづけも議論し、
一つ一つの条文を確認し緻密なものが出来上がるでしょう。

目的は達成された…かのように見えますが、一つ問題があります。

それは、「就業規則を作りあげよう！」と言われても「燃えない人」がいます。
なぜなら「就業規則を作ったその先に、どんないいコトが分からない」からです。

それではどうすれば良いのでしょうか。

話したい内容、取り上げたいテーマをとことん掘り下げてみる

プロジェクトの中で「就業規則を作り上げたい」と考えたのであれば、そこからとことん掘り下げてみるのです。

例えば、

就業規則を作り上げるとどんな良いことがあるだろう？
　　↓
働く時間や休みなどが明確になるので、安心して働けるようになるのではないか
　　↓
安心して働けるようになると、どんな良いことがあるだろう？
　　↓
個人レベルから仲間との協働に目を向けられるようになる、組織としての一致団結につながる
　　↓
組織として一致団結すると、どんな良いことがあるだろう？
　　↓
会社全体で成長・レベルアップできる
　　↓
会社が成長すれば、どんな良いことがあるだろう？
　　↓
家族にもいい思いをさせてあげられるかもしれないし、ここで働きたい！という人も増えるかもしれない


こう考えると、就業規則を作るのはそもそも何のためかというと、
自分も家族も、仲間も、これから入る仲間にも関わることなのだということが分かってくるはずです。
だとすれば、このプロジェクトの目的は「就業規則を作ること」ではありませんね。

「良い会社に成長し、みんなでＨＡＰＰＹになるための場」であり
「今後さらに仲間を増やすための場」となるでしょう。

目的が「就業規則を作ること」であれば「良い就業規則を作ること」を目指しますが、
「みんなでＨＡＰＰＹになるため」であれば、きっと出てくる意見も変わってくるはずです。

ぜひ、目的を掘り下げ、その内容をメンバーでしっかりと共有してから始めてみてください。
きっと、議論が活発になるはずですよ。

■まとめ

人が行動を起こすのは、その本人自身が「そうした方が良い」と思った時だけです。
つまり、「就業規則」と「自分」との間に線を結んであげることが、次なる行動につながるというわけです。

「目的」をしっかり共有するということは、参加者一人ひとりが「自分ごと」として捉えるための第一歩。
「何のために自分がこの会議に参加しなくちゃいけないんだろう」
という想いで参加するのは、たがいにとって不幸なことです。

目的の設定をきちんと行い、しっかり共有してみてはいかがでしょうか。