個人情報が含まれるマンション管理組合の帳票類

2017年6月7日公開 / 2017年6月15日更新

テーマ：管理組合

コラムカテゴリ：住宅・建物

コラムキーワード：マンション管理

　昨日の続きですが、マンション標準管理規約から想定される個人情報が含まれる帳票類としては、次のようなものがあります。帳票名称はあくまで参考ですので、管理組合によっては不要なものもあります。

≪第１５条≫（駐車場の使用）
　＊駐車場賃貸借使用契約書
　＊駐車場使用者名簿
　＊使用車両届出一覧
≪第１７条≫（専有部分の修繕等）
　＊専有部分修繕等工事申請書
　＊専有部分修繕等工事承認書
　＊立入検査・調査実施記録
≪第１８条≫（使用細則・ペット使用細則）
　＊ペット飼育許可申請書
　＊ペット飼育許可書
　＊ペット飼育会名簿
≪第１９条≫（専有部分の貸与）
　＊規約遵守に関する誓約書
≪第２２条≫（窓ガラス等の改良）
　＊窓ガラス等改良工事申請書
　＊窓ガラス等改良工事承認書
≪第２３条≫（必要箇所への立入り）
　＊専有部分立入請求書
　＊専有部分立入承諾書または拒否回答書
　＊専有部分立入実施に関する記録
　＊専有部分立入による現状復帰に関する記録
≪第２５条≫（管理費等）
　＊管理費・修繕積立金等住戸別金額一覧
　＊管理費・修繕積立金等滞納状況表
　＊督促経過記録および関連書類一式
≪第３１条≫（届出義務）
　＊組合員名簿
　＊組合員資格取得・喪失届出書
≪第３４条≫（専門的知識を有する者の活用）
　＊弁護士相談記録
≪第３５条≫（役員）
　＊理事会役員名簿
≪第３７条≫（役員の誠実義務等）
　＊活動経費・報酬の支払いに関する記録
≪第３８条≫（理事長）
　＊職員雇用に関わる書類一式
≪第４５条≫（出席資格）
　＊占有者（利害関係人）総会出席届
≪第４６条≫（議決権）
　＊出席表
　＊委任状
　＊議決権行使書
　＊代理権を証する書面
≪第４９条≫（議事録の作成、保管等）
　＊総会議事録
　＊総会議事録閲覧請求書
≪第５３条≫（理事会の会議および議事）
　＊理事会議事録
　＊理事会議事録閲覧請求書
≪第５５条≫（専門委員会の設置）
　＊専門委員会委員名簿
≪第６０条≫（管理費等の徴収）
　＊管理費・修繕積立金等住戸別金額一覧
　＊管理費・修繕積立金等滞納状況表
　＊督促経過記録および関連書類一式
　＊組合員預金口座一覧
　＊法的措置追行記録
≪第６４条≫（帳票類の作成・保管）
　＊組合員名簿
　＊組合員名簿閲覧請求書
　＊（入居者名簿）
≪第６７条≫（理事長の勧告および指示等）
　＊勧告書・指示書・警告書
　＊法的措置追行記録
≪第７２条≫（規約原本等）
　＊規約原本等閲覧請求書
≪その他≫
　＊自治会・同好会等の会員名簿等

　これら帳票類の目的の明示・公表方法については、管理組合で十分に検討する必要があり、帳票にそれを書き込むか、又は細則で定めておく方法も一つの方法であると、「マンション管理アドバンス研修（２０１７年度）」で解説しています。

★改正個人情報保護法施行への対応について
　　http://mbp-japan.com/osaka/mankan-ju/column/30510/

★個人情報保護法が改正　マンション管理組合の対応その１
　　http://mbp-japan.com/osaka/mankan-ju/column/29867/
★個人情報保護法が改正　マンション管理組合の対応その２
　　http://mbp-japan.com/osaka/mankan-ju/column/29907/
★個人情報保護法が改正　マンション管理組合の対応その３
　　http://mbp-japan.com/osaka/mankan-ju/column/29958/