英語にも丁寧表現は必要～英文ビジネスメール・ミニレッスン

「英語には敬語は存在しない」「英語では何でも直接表現を使えばいい」そう思っている人は多いようです。でもちょっと待って！英語にも、丁寧表現はあるのです。知らず知らずのうちに失礼な書き方をして、相手を不愉快にさせてしまっていることがあるとしたら、怖いですよね。特にビジネスの相手ならなおさらです。「メールの返事が来ない」という時には、もしかしたら相手の気分を害してしまったことが原因なのかもしれません。

頼み事をする時は、英語でもへりくだること

特に注意が必要なのは依頼の表現です。英語で依頼をする場合には丁寧度が何段階かあります。相手との関係や依頼の内容にもよりますが、メールの場合は声の調子や表情が使えませんから、失礼がない表現を使うようにしなければなりません。よく言われることですが、"Please"をつけさえすればていねいな表現になるわけではありません。日本語でも「～してください」という表現の丁寧度はそれほど高くありませんよね。「お水をください」は、「お水がほしい」よりは丁寧ですが、直接的すぎますから目上の人や顧客には使わないでしょう？英語でも同じ事です。

まずは疑問文の形にすること

1 Send us an invoice. 「請求書を送りなさい」
言うまでもなく、これは命令文ですからたとえ社内文書でも使わない方がいいでしょう。

2 Please send us an invoice. 「請求書を送ってください」
1 の文頭に "Please”をつけたものですが、顧客相手の場合には、これでは不十分です。

依頼文では、疑問文の形にするのが普通です。 "Can you ...?" "Will you ....?" と言った感じです。これは「～できますか？」と尋ねている訳ではありません。 日本語でも、「請求書を送ってもらえますか？」と疑問文の形にした方が丁寧度は上がります。英語でも同じように考えればいいのです。更に、日本語では「送っていただけますか？」「送っていただけないでしょうか？」など、更に丁寧な表現があります。実は、英語でも同じく丁寧度を上げる表現はいくつも存在します。

知らずに間違う "Will you?"

そこで問題です。あなたが資料のコピーを一部ファックスで送ってもらいたいとき、顧客に対して使わないほうがよいのはどれでしょう？
1 Will you please fax me a copy?
2 Can you please fax me a copy?
3 Can't you fax me a copy?
4 Could you fax me a copy?

答えは、1と3です。　1は意外に思われるかもしれません。　日本では、"Will you...?" と "Can you...?"は意味にさして違いはないと教わる場合が多いからです。　しかし、実は　"Will you...?" は相手に依頼をするときに使うと、無礼になりかねない表現なのです。　ネイティブスピーカーに言わせると、これは命令に近いような感じで、往々にして目下の人に対して使うものだそうです。例えば、親から子へ、教師から生徒へ、上司から部下へなど。　ですから、ビジネスメールでは使わないほうがよいでしょう。

3の"Can't you ...?" は、否定の疑問文ですから、日本語に直すと「～してくれませんか」だと思うかもしれません。しかし、これを使うと相手は責められているように感じます。日本語では「～してくれないの？」に近い響きになります。或いは、いったん断られたことに対して食い下がるような感じで再度お願いする場合にも使われます。　やはりこれも避けたほうがよいでしょう。

頼み事には "Could you...? " が最適

"Can you...?"よりも"Could you ...?" の方が丁寧だということはご存知だと思います。　これは "if you don't mind"「もしおいやでなければ」と仮定法の意味を含むからです。 これだけでも丁寧ですが、更にレベルを上げるには、pleaseをつける、更には　possiblyをつけるとなお一層丁寧になります。

"Could you possibly spare me a few minutes this afternoon?"
「恐れ入りますが、今日の午後に少しだけお時間をいただけますか」

"Could you please send the document again?"
「あの書類を再度ご送付いただけますか」

この場合、please は文末につけてもかまいません。
"Could send the document please?"

実は、更にもう2段階ほどレベルの高い丁寧表現もあります。それについてはまた次回に。

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