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英文ビジネスメール・ミニレッスン~受動態で仕事を指示する

英文ビジネスメール・ミニレッスン

2013年2月12日 / 2017年11月26日更新

ビジネスメールで相手に仕事を要求する場合、どの程度丁寧な英語を書けばいいのかは迷うところです。状況や相手との力関係、仕事内容によって大きく変わってきます。自分と相手が対等の場合、へりくだる必要はありません。だからと言って、高飛車にプレッシャーを与える書き方は避けたいものです。そういう時、受動態を使って書くとビジネスライクになります。Youの代わりに「もの」を主語にし、受動態を使うと表現がソフトになり、かつ要求をはっきり伝えることができます。

次のような2種類の依頼を4通りに書き分けてみました。
1.草案は金曜日までに送ってください。
2.テスト結果は今月までに提出してください。

1. The draft should be sent by Friday.
2. The test results should be submitted by the end of this month.
するのはもちろん「あなた」ですが、このように should +受動態を使うと中立性が高まります。読み手も事務的に受け取り、仕事がしやすくなる可能性が高いでしょう。

1. The draft is to be sent by Friday.
2. The test results are to be sumitted by the end of this month.
これも受動態を使っていますが、to不定詞とともに使うと、上の should よりは指示の度合いが強くなります。日本語で言えば「~することになっている」ですから、当然の要求ですよ、という意味になります。

1. We need the draft to be sent by Friday.
2. We need the test results to be sumitted by the end of this month.
相手と共通の目的がある事が双方に了解ずみである場合は、このように Weを主語にするのも効果的です。We need +「もの」+ to be ... とやはり、受動態を使います。

1. Please send the draft by Friday.
2. Please submit the test results by the end of this month.
もちろん、pleaseは一番簡単に使うことができる表現です。ただし、依頼にはいつでもpleaseを使っていると単調になりがちですので、上にあげたような表現を使い分けるといいでしょう。

1. The draft has to be sent by Friday.
2. The test results have to be sent by the end of this month.
同じ受動態でも、have to の後に続くとかなりキツい表現になります。たとえ自分が相手よりも立場が上であることがはっきりしている場合でも、これは注意して使わなくてはなりません。再三言っているのに相手が動かない場合などに限った方が良いでしょう。

神戸ビジネススクール(株)では、ビジネスに本当に役立つ英語を効果的に学ぶことができます。社内企業研修から個人レッスンまで、英語でお困りのことがあれば、お気軽にお問い合わせください。無料体験レッスンも実施中です。
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