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コラム

新型コロナウイルス対策：使えるものはなんでも使う：テレワークでの協働をアップデートしよう

2021年1月18日公開 / 2022年2月21日更新

テーマ：新型コロナウイルス対策

コラムカテゴリ：ビジネス

コラムキーワード：働き方改革、リーダーシップ　スキル、チームビルディング

このコラムはビジネスパーソンの方々を対象に書いています。
このコラムでは、テレワークを考えます。

新型コロナウイルス感染症の感染の波が何回か発生しています。その度に、テレワークが求められています。
このコラムのタイトルは「新型コロナウイルス対策」としていますが、テレワークはコロナ禍のためだけのものではありません。自然災害などにより、通勤が困難になった時のBCP（Business Continuity Plan、事業継続計画）のひとつとしても活用できます。

国連のアントニオ・グテーレス事務総長が朝日新聞に寄稿した『世界的な問題解決のパラドックス』から引用します。
『（前略）ワクチンはこの代表例だ。新型コロナウイルス感染症のようなウイルスが国境にとどまらないことは、誰もが理解している。より危険で新たな変異株の出現リスクを減らすには、全世界に行き渡るワクチンが必要だ。地球規模のワクチン計画よりも、政府は自国民の保護を優先した。もちろん、各国政府は自国民の保護を保証しなければならない。しかし、世界でワクチン接種に努めなければ、新たな変異株が出現して拡大して、自国のワクチン計画は無益になってしまう。（中略）パンデミックが教えてくれたように、私たちの運命は一蓮托生（いちれんたくしょう）だ。誰かを取り残すとき、我々は全員を取り残す危険を冒している。最も脆弱（ぜいじゃく）な地域が、グローバル政策のパラドックスによる最初の犠牲者となる。しかし、あらゆる場所のあらゆる人々が、直接脅威にさらされているのだ。（後略）』

個人的には「もういい加減コロナは収束して欲しい」と思うものの、世界のどこかで今も新たな変異株が生まれている可能性があるのだろうとも思わざるを得ません。

さて、2020年以降テレワークを実施し、いろいろ工夫しながら、自分たちのテレワークのやり方を獲得し継続的に改善している方々もいらっしゃるでしょう。テレワークをより良い働き方を模索する機会としていただきたいと思います。

一方、テレワークを自宅待機と位置付けて基本自宅では待機モードになってしまっている組織、テレワークはオフィスよりも生産性が低いと決めつけている組織、テレワークできない工場生産ライン勤務の方、こういった方々もいらっしゃるでしょう。

何回もテレワークが求められている中で、かなり工夫しながら自宅などリーモートから働けるようにしている方々もいらっしゃいます。
いくつかの事例を下にリストします。

今後も新たな変異株が出現する可能性があると思います。自然災害に見舞われるかもしれません。
毎日テレワークではなく、週のうち数日はテレワークをしたいという方もいらっしゃると思います。これは日本に限ったことではありません。このような環境下で、世界中の会社がより良い働き方を模索しています。使えるツールも増えています。オンラインで使えるクラウドのITツールは凄まじいスピードで変化していると感じています。

このコラムでは、テレワークでの協働について、使えるものはなんでも使ってテレワークでの協働をアップデートし続けよう、という内容で書こうと思います。

私は、ファシリテーションを核としたコンサルティング・サービスを営んでいる個人事業主です。屋号を BTFコンサルティングといいます。BTF は Business Transformation with Facilitation の頭文字をとりました。トランスフォーマーという映画をご存知の方がいらっしゃると思います。クルマがロボットに変身したり、ロボットがクルマに変身したりする映画です。トランスフォーメーション（transformation）とは変身させることです。ビジネス・トランスフォーメーションとはビジネスを変身させてしまうことです。ビジネス変革とも言われています。「ファシリテーションを活用してビジネス変革を実現して欲しい、そのためのお手伝いをしたい」と考え、この屋号にしました。

ファシリテーション（Facilitation）。「人と人が議論し合意形成をする。この活動が容易にできるように支援し、うまく合意形成できるようにする。」これを実現するためにはどうしたら良いのかという課題を科学的に考え、試行錯誤を繰り返しながら作りあげられた手法、これがファシリテーションです。ファシリテーションをする人をファシリテーター（facilitator）と言います。

このコラムは次の3つの章で構成します。10分程度で読める内容です。

1. テレワークのリアル

2. テレワークできない理由を探すのではなく、どうしたらもっとよくなるのかを考えるべき

3. テレワークでの協働をアップデートする

1. テレワークのリアル

この章では、テレワークに関する5つの資料を参照しながら、テレワークのリアルを見てみましょう。

1.1. 新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査

パーソル総合研究所が2021年8月31日に公開した『第五回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査』という2021年7月30日から8月1日に行った調査結果によると、テレワーク実施者のテレワーク継続意向は78.6%で、現在テレワークを実施していない人（非テレワーク非実施者）においても1週間に1日以上のテレワークを希望している人は33.0%いることが分かったそうです。

1.2. 東京都の2022年1月の調査結果

東京都は毎月『テレワーク実施率調査結果』を出していて、『2022年1月の調査結果』によると、東京都では2021年10月から2022年1月は55%〜57%程度で下げ止まっているようです。内閣府が2021年11月1日に出した『第4回新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査』によると、全国平均は30%〜32%程度だそうです。テレワーク実施率は下がってきているようです。

1.3. テレワークつらいですか？

NHKの調査『ビジネス特集テレワークつらいですか？』では、テレワークの恩恵を受けている事例を挙げています。一方、2021年12月から2022年1月の間に100社の企業を対象に行ったアンケート調査では、今後のテレワークの継続については下のような結果となったそうです。

規模を拡大：10社
現状を維持：38社
規模を縮小して継続：8社
その他：41社

縮小すると回答した企業に理由を聞いてみたところ、「テレワークが定着するなか、社内外のコミュニケーションが減り、心身のコンディションが悪化する社員が増えている」とのことだったそうです。
その会社は3か月に1度グループの社員5万人以上を対象にアンケート調査を実施しているそうです。アンケートの回答は下記だったそうです。

1人暮らし、かつ発言機会のないリモート会議が続き、1週間、誰とも話していない
テレワークを続けていると『個』中心になりがち
顔の見えないお客様とのオンライン会議。コミュニケーションのコツがつかめない
新入社員の回答：先輩社員の顔がわからない
新入社員の回答：先輩社員の働きぶりが見えないので、1年後の到達点がわからない

1.4. 「会議の質」に関する実態調査

『【ベンチャー企業経営者300人にアンケート】コロナ禍で「会議の質」が低下した企業の約5割が　「生産性の低下」を実感』というアンケート調査結果があります。ベンチャー企業の経営者316名に対し、「会議の質」に関する調査を実施したそうです。「そうだろ。テレワークは会議の質が下がっちゃうんだよなぁ。」という声が聞こえてきそうです。

この調査結果で私が注目したいのは、「あなたの企業のコロナ禍における会議の質の変化を教えてください。」（n=316）という質問に対する回答です。「会議の質はかなり向上した」「会議の質はやや向上」と回答した方が22.7%います。

会議の質はかなり低下した：3.3%
会議の質はやや低下した：15.5%
会議の質はやや向上した：16.1%
会議の質はかなり向上した：6.6%
変わらない：53.8%
わからない：4.7%

この22.7%の方々に「会議の質が向上した要因として考えられるものを教えてください。（複数回答）」（n=72）と質問したところ、下記の回答だったそうです。

オンライン会議ツールの導入：58.3%
会議のゴールの共有：38.9%
事前にチャットで資料を共有：36.1%
アジェンダ/議事録の改善：34.7%
ファシリテーターのスキル向上：27.8%
平等な発言機会の創出：26.4%
その他：2.8%
わからない：1.4%

また、「会議の改善で生産性・売り上げを向上するためのプロの会議のマネージメントコーチに興味はありますか。」（n=316）という質問に対しては、下記の回答だったそうです。

かなり興味がある：12.4%
やや興味がある：24.7%
あまり興味がない：21.5%
全く興味がない：31.6%
どちらともいえない/わからない：9.8%

日本のビジネスパーソンで会議のやり方を教えてもらったことがあるという人は少数だと思いますので「全く興味がない」が一番多いことには納得できます。

1.5. 海外のリアル

最後にもうひとつのリアル。アメリカの複数の大手IT企業の中には、従業員は何年もオフィスに行っていないという企業もあります。業績は好調です。
参照

1.6. この章で私が言いたいこと

会社によっていろいろなようです。
ただ、冒頭に書いたように、今後も新たな新型コロナウイルスの変異株が出現する可能性があると思います。強毒なものかもしれません。そうなって欲しくないと個人的には思うのですが、出現する可能性は否定できません。新型コロナウイルスとは別の新たなウイルスが出現するかもしれないという人もいます。自然災害に見舞われるかもしれません。BCPの観点からも、テレワークでもオフィスにいる時と同じように働ける組織や会社であることは大切だと私は考えています。

2. テレワークできない理由を探すのではなく、どうしたらもっとよくなるのかを考えるべき

2020年に新型コロナウイルス感染症が蔓延してから、テレワークすることが要請されました。
テレワークを要請している側の国や自治体が、あまりテレワークをしていないことに対しては、私は強い違和感を感じています。また、メッセージを発している方々はご高齢の方が多く、もしかするとITリテラシーが低い方々だからでしょうか、そういったことも関係しているのかもしれませんし、紙とペンと電話で仕事をする世界の人たちだからかもしれません。そもそも何故一堂に会議室に集まらないと議論や話し合いができないのか。オンラインではダメなのか。。。このことはこれ以上書いても不満にしかならないので、ここで止めます。

さて、冒頭で、テレワークを自宅待機と位置付けて基本自宅では待機モードになってしまっている組織、テレワークはオフィスよりも生産性が低い（喧々諤々な議論やブレストができない、協働しにくい、等々）と決め付けている組織、等々の方は、数年間の経験や周囲の知見を今一度振り返ってみるべきではないでしょうか。なぜそのように考えるのか理由を説明します。

テレワークを自宅待機と位置付けて基本自宅では待機モードになってしまっている組織

今後も新型コロナウイルスの変異株が出現したり、自然災害に見舞われたりする可能性があるとするならば、BCPの観点からもテレワークでもオフィスにいる時と同じように働けるにはどうしたら良いのかを考えるべきです。

あなたが自宅待機していても会社はビジネスを遂行できるのなら、あなたは余剰人員であることを認めることになってしまうのですから。

テレワークはオフィスよりも生産性が低い（喧々諤々な議論やブレストができない、協働しにくい、等々）と決め付けている組織

テレワークはオフィスよりも生産性が低いと評価している方は、是非このコラムを読み進めていただきたいと思います。

テレワークは、オンラインITツールを駆使する事が求められます。

主にアメリカのIT企業を中心として、今このオンラインITツールの領域がとても熱くなっていて、オンラインITツール開発の動きが激しいです。理由は明白です。世界中でロックダウン、あるいはそれに準ずる事が行われました。一方、ビジネスは継続しなくてはならない。オフィス業務を中心として、オンラインを活用してチームで協働する環境が激変しているのです。
対面で会わない事が感染のリスクを下げるのですから、こうしたオンライン協働ツールを作っているIT企業にとっては、まさに今ビジネスを伸長させる好機なのです。

2020年の前半は「オンライン会議でみんなの顔を見て話ができるってすごい」みたいなことになっていました。動きは超速です。オンラインで協働するためのITツールの進化を適宜ウォッチし、使えそうなものは試用して、日々の協働に取り入れていく。こうしたマインドを持つ事がとても大切ではないか、と私は考えます。少なくとも、ファシリテーターの方は、このマインドは必須でしょう。

オンラインで協働するツールをうまく活用し、会議ではフレームワークを活用して、オフィスに出勤していた時と同等かそれ以上に効率と生産性を上げ、従業員体験価値も上げる企業が出てきています。海外だけではなく日本でも。

テレワークはオフィスよりも生産性が低いと評価し続けることは、上の段落の企業との格差がついてしまいます。
「テレワークはオフィスよりも生産性が低い」という現状を課題と捉えれば、どうしたらその課題を解決できるのだろう、どうしたらもっとよくなるのだろう、と考えられるのではないでしょうか。

3. テレワークでの協働をアップデートする

2章で述べたとおり、オンラインで協働するためのITツールの変化は激しいです。

この章では、Zoomのアプリという、Zoomに統合されたオンラインITツールを見ながら、オンラインでの協働について考えたいと思います。（参照：Zoom App Marketplace）

オンライン会議をしていて、「会議室のホワイトボードに議論内容を描きながら議論していたように、同じことをしたい」、「自由闊達にアイデア出しをしながら、新規◯◯を創出したい」「合意されたTo DO項目をその場で参加者全員で見える化して共有したい」等々と思ったことはありますか？

海外では既に実現しています。事例として、オンラインのホワイトボードMURALを活用したファシリテーションで、INTUIT社のサービス設計、Trello社の製品設計、IBM社のデザイン思考のオンラインワークショップ、これら3つの事例が、MURAL社が出している "THE DEFINITIVE GUIDE TO FACILITATING REMOTE WORKSHOPS" に載っています。

以下、Zoomに統合されたオンラインITツールの簡単な説明を付けます。

なお、私はZoom社の関係者ではありません。マイクロソフトやグーグル、CISCOの関係者でもありませんし、下記のITツールの関係者でもありません。あくまで、より良い協働をするために使えるものはなんでも使うというマインドで、テレワークでのオンラインの協働について具体的イメージを持っていただきたい、と考えます。

3.1. オンライン会議で使えるホワイトボード

オフィスの会議室で会議をするときにホワイトボードやフリップチャートを使って議論していますか？それとも各自に配布された資料（紙やパワポやエクセルなどのファイル）を各自が見る形での議論でしょうか？

私がワン・ミーティング（one meeting）と言っている議論の形があります。参加者全員で1つの議論をするということです。
紙の資料を配布すると、議論しているところと異なるところを見ているかもしれません。ファイルを配布すると、同様に議論とは違うところを見ているかもしれませんし、メールを打つなど議論とは異なる作業を始めるかもしれません。このような人がいる会議は時間を無駄に浪費してしまいがちです。議論の質を高めるために、会議を活性化するために、ホワイトボードやフリップチャートを使って議論を見える化する必要があるのです。詳しいことは『会社の会議：会議を活性化する：議論を見える化しよう』というコラムをご参照ください。

議論の見える化の有効性は広く認知されているので、見える化するためのオンラインITツールがいくつかの会社から提供されています。この節では、miro、MURAL、Lucidsparkの3つを説明します。マイクロソフトやグーグルもホワイトボードを提供していますが、使いやすさや機能面の観点で、これら3つの方が優れていると思います。

miro

miroはオンライン会議で使えるホワイトボードツールです。参加者でアイデアを出し合いながら協働するホワイトボードツールです。Zoom会議中に直にホワイトボードを立ち上げて使う事ができます。なお、miroは私のランチョンセミナーで紹介しているツールです。NHKでも紹介されたことがありますし、既にお使いの方も多いのではないかと思います。2022年に日本での事業展開を本格化すると発表されています。miroはマイクロソフトのチームズと連携されているので、チームズでオンライン会議しているときに、みんなでホワイトボードに付箋を貼ったり線や矢印を描いたりしながら議論することができます。
https://miro.com/ja/（日本語サイト）

MURAL

MURALはオンライン会議で使えるホワイトボードツールです。参加者でアイデアを出し合いながら協働するホワイトボードツールです。Zoom会議中に直にホワイトボードを立ち上げて使う事ができます。なお、MURALは私のランチョンセミナーで紹介しているツールです。
https://www.mural.co/（英語サイト）

Lucidspark

Lucidsparkはオンライン会議で使えるホワイトボードツールです。参加者でアイデアを出し合いながら協働するホワイトボードツールです。Zoomには参加者を分けるブレイクアウトという概念があります。Lucidsparkにはホワイトボードをブレイクアウトするという概念があるので、多くの人数でもファシリテートしやすそうです。
https://lucidspark.com/ja（日本語サイト）

3.2. オンライン会議で使えるカンバン管理ツール

何かの問題が発生したために対策を検討するために会議を開催するというケースは多いと思います。問題の影響範囲やマグニチュードを共通理解し、課題を洗い出し、課題に優先順位をつけて課題解決のための打ち手を合意形成したとしましょう。ひとつ一つの打ち手はTO DOになります。カンバン管理することが必要になります。

この節では、カンバン管理ツールとしてTrello、Asanaの2つを説明します。

Trello

私が基本毎週水曜日のランチタイムに開催しているランチョンセミナーで紹介しているカンバン管理に使えるツールです。
会議の成果物の1つにTO DOリストがありますよね。オンライン会議を開催して、TO DOが合意されたらTrelloに記録します。そして、TO DOが計画通りに実施されているか否か、何か問題は発生していないか、発生しているなら課題は何か、等々をチームで協働してカンバン管理します。
オンライン会議やセミナー中に質問が出る事がありますよね。直ちに回答できるものだけでなく、後で回答するものもあるでしょう。このような場合、質問をTrelloに記録し、回答をTrelloに書き込み共有する事ができます。
https://blog.trello.com/ja/trello-zoom-remote-communication（日本語サイト）

Asana

私が基本毎週水曜日のランチタイムに開催しているランチョンセミナーで紹介しているカンバン管理に使えるツールです。
https://asana.com/ja（日本語サイト）

3.3. その他のオンラインで協働するために使えるツール

この節では、オンラインで協働するために使えるその他のツールをいくつか説明します。

Slack

私は個人的にはメールが好きではありません。メールを受け取る人たちとの閉じた一方通行のコミュニケーションだからです。メール地獄と言われ始めてから何年経ったのでしょう。Slackはチームでオープンに協働するためのツールです。既に使っている方も多いと思います。Zoomと連携することでslackのチャネルに参加している人たちの中から何人かを選んでZoom会議を開催したり、Zoomの録画をslackに自動的に投稿したりできるようです。
https://slack.com/intl/ja-jp/（日本語サイト）

Dot Collector

オンライン会議を開催していて、「参加者は今何を考えているのだろう？」などと思ったことはありますか？
Dot Collectorは参加者からフィードバックを集めるためのツールだそうです。
元となったアイデアは、Ray Dalioが2017年の春に TEDで講演したものです。
https://www.principles.com/（英語サイト）

Confluence

会議で議論するための資料をまとめたり、議事録を書いたりプロジェクト計画を作成したりできるツールです。
そしてチーム内で、メールではなく、メッセージやコメントをオープンにやりとりして協働を進めることができるツールです。
https://www.atlassian.com/ja/software/confluence（日本語サイト）

box

Boxをお使いの会社にお勤めの方もいらっしゃると思います。
会議の資料や会議中に作成したエクセルなどの成果物を、セキュリティー上安全にboxに保管する事が簡単にできるようになります。
https://www.box.com/ja-jp/partners/zoom（日本語サイト）

Dropbox

Dropboxはファイル共有するツールと理解しておられる方が多いのではないかと思います。
DropboxとZoomが連携することで、DropboxのファイルをZoomに簡単に取り込めたり、Zoom会議でDropboxのコンテンツを表示できたり、DropboxからZoom会議に直接参加できたり、Zoom会議を録音・録画すると、録音・録画ファイルがDropbox に保存できたりするそうです。
https://navi.dropbox.jp/zoom-recordings-transcripts（日本語サイト）

Kahoot!

Kahoot!はクイズツールだそうです。オンライン教育で有名だそうです。ビジネスの領域でも、チームビルディングやプレゼンなどで、内容の理解確認にクイズを出すという感じで使えそうです。日本語OKだそうで、日本でも使っている人が多いようです。
https://kahoot.com/（英語サイト）

Salesforce

Salesforceは有名なCRMツールの1つです。
https://www.salesforce.com/jp/（日本語サイト）

Docket

会議のアジェンダを作成して共有したり、会議マネジメントをするツールのようです。
https://www.dockethq.com/（英語サイト）

Slido

SlidoはZoom会議中に参加者に投票してもらったり、クイズに回答してもらったり、Q&Aできたりするツールだそうです。Zoomにも投票機能がありますが、もっと使いやすいようです。
https://www.sli.do/jp（日本語サイト）

SurveyMonkey

SurveyMonkeyはアンケートツールです。Zoom会議中に投票、サーベイ、クイズなど参加者から何かのフィードバックを得たい時にリアルタイムにフィードバックを得られるツール連携だそうです。
https://www.surveymonkey.com/curiosity/in-meeting-experiences-zoom/（英語サイト）

Team Playbook

Team Playbookでは、チームが協働する内容をいくつか良くあるものにグルーピングしてプレイと読んでいるようです。例えば、振り返り（retrospective）です。振り返りをどういう手順でやれば良いのか、TrelloやmiroやMURALなどのツールのテンプレートをつけてプレーブックとしてまとめています。書いてある通りにやっても良いでしょうし、ファシリテーターがご自分でカスタマイズして使っても良いでしょう。
https://www.atlassian.com/ja/team-playbook（日本語サイト）

Wrike for Zoom

Wrikeは、プロジェクト管理ツールです。タスクの洗い出しから担当者への割り当て、ガントチャートやカレンダーでの進捗管理、チーム内の負荷分析などを管理できるそうです。
https://try.wrike.com/ja-branded/（日本語サイト）

3.4. このコラムの最後に

テレワークでのオンラインの協働について具体的イメージを持っていただけたでしょうか。

チームの中に一人でもリモートの人がいれば、オンラインの協働が必要になります。

新しいITツールなんて使いたくない（使わない）なんて言わないでくださいね。良いものはどんどん使いましょう。自分たちが楽になるものはなんでも使ってしまいましょう。先行している企業との格差を自らがつけないために。ただし、クラウド上のITツールを使う際にはセキュリティーには気をつけてくださいね。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
　
　
　