WEB理事会の進め方

2021年10月12日

テーマ：コンサルティングのノウハウ

コラムカテゴリ：住宅・建物

コラムキーワード：マンション管理、マンション購入注意点、中古マンション注意点

WEB上で理事会をすることも多くなりましたが、意思の疎通をスムーズに行えること、実際に会うことでお互いの親密度が増し信頼関係を築きやすいことから、やはり、「参集による理事会の開催」が良いですね。
とはいえ、理事が誠実に義務を果せるよう、Web会議システムを補完的に利用することで、遠方居住の理事や出張・旅行中の理事に議論への参加機会を確保すべきと考えます。
さらに、Web会議システムの環境を整備することにより、感染症拡大のような特殊な状況下でも理事会活動を継続することが可能になります。
そんな中で、数多くのWEB会議を行った結果、こういうルールなら、永続的にWEB会議も使えるかと思いましたので、書いてみます。

会場準備
・安定した通信環境（Wi-Fi等）の確保
・議長、運営支援者（管理会社、マンション管理士等）は必ず会場にて対応します。
・5名以上なら、会議用のマイクとスピーカーの設置の検討が必要です。
・画面に資料を投影するためのアシスタント（理事の一人でも可）を用意します
・映像：会場の全体、議長（or司会者）の画像を個別に準備します。可能な範囲で、発言者を写せるカメラも用意しましょう。

資料配付
・事前配付が原則になります。
・決議事項の洗い出し → 決議用紙を作成して配付しましょう。
＊カメラの前の挙手は数え間違えが起こるため、決議したことの賛否を紙で提出してもらいます。
会場参加者にも提出を義務付ける方が良いでしょう。

参加者の心得（マナーとルール）
・音声は自分の発言の時を除いてミュートに設定しましょう。（雑音防止）
・本人画像は必ず写しましょう（本人確認できることが参加となる必須条件と考えます）
・決議用紙に賛否を記入して提出しましょう。
・聞き取れない場合は、すぐに申し入れをしましょう。（チャットや挙手など合図を決めておくと良いでしょう）

運営
・できるだけゆっくりと話しましょう。（スピーカーは聴きにくい）
・出席者が飽きないよう、個別に意見を確認するのも良いです。
・決議事項は決議用紙への記載を促し、追加決議は手元で議案名を記載してもらう必要があります。決議には番号を振っておくと間違いが少なくなります。
・議事録作成用に、録画・録音をお勧めします。保管方法（特定のPC）と期限（1ヶ月程度で良い）も決めておきましょう。
・録画（録音）データは、欠席理事には希望に応じて開示しましょう。