入居者管理アプリで解約精算時のトラブルを予防できる！？

私も管理会社として契約して色々触ってみている、
入居者管理アプリ（コミュニケーションアプリ）のアップデートが行われました。

機能追加などのアップデート自体は、アプリなので随時行われているんですが、
最近退去時の解約精算トラブルに役立つ機能が追加され、これはウケそうだなと個人的に感じているので、簡単にご紹介します。

退去時の解約精算トラブルとは

先によくあるトラブルの概要です。
管理会社も大家さんも、借りてる人も避けたいのが、解約精算時の費用に関するトラブルです。

独立行政法人　国民生活相談センターによると、毎年1万件を超える相談が寄せられているのが、
解約精算時の原状回復費用に関わる相談です。

参考資料（相談件数）
2016年度：13,905件
2017年度：13,209件
2018年度：12,497件

そもそも原状回復とは何かというと・・・

・げんじょう‐かいふく【原状回復】
ある事情によってもたらされた現在の状態を、本来の状態に戻すこと。
例えば、契約を解除した場合、契約締結以前の状態に回復させること。

出典：原状回復(げんじょうかいふく)とは - コトバンク


賃貸借契約は、「契約当初の状況」を「原状」と表現します。
つまり、お部屋の契約を解約して退去する時には、入居した時と同じ状況（本来の状態）に回復しなければならないということです。
原状に回復することが目的なので、「入居当時からあった傷・汚れ」は原状回復の対象になりません。
（入居年数による負担割合などのガイドラインや最近あった民法改正については、今回は主題ではないので省きます。）


さて、話を戻して本題です。
実務で、解約時にお部屋の鍵を返してもらいつつ、部屋の傷や汚れの話をすると、よくある揉め事がおきます。

「元からあった傷だったのか、入居中についた傷だったのか」というトラブルです。

すべての部屋が新品（新築orフル改装）で貸し出ししているわけではないので、
元からあった壁紙や建具、設備に傷や汚れがある場合は多々あります。

また、入居者が気づかず、無意識で汚している、傷をつけていることもあります。
この場合、退去時に傷のことを聞くと、「知らない、覚えがない、最初からあったんじゃないのか」という問答になりがちです。

入居者として、原状に回復すれば良いので、元からあった傷であればお金を払う必要のない修繕。
オーナーとしては、貸す前になかった傷であれば修繕費をもらえるので、きちんと修繕費を払ってもらえるものは払ってもらいたい。

そして、次に貸し出すために、大きなキズや汚れは放置するわけにもいかないので、
修繕する費用を誰が持つのか、いくらかかるのか、という結論も極力急いで求められ、揉めることになります。

解約精算時のトラブルを入居者管理アプリで解決

トラブルを防止するために、管理会社・オーナーは色々工夫しています。
例えば、入居時になにか傷や汚れがあれば言ってきてくださいね、という紙を渡すなど。

弊社の場合は、管理物件全室、設備から何からお部屋の写真をとって、傷や汚れもできるだけ写真におさめ、
まとめたものをプリントアウトし、オーナー側・入居者側に1部ずつお渡しし、
お部屋の傷や汚れが他にあれば自己申告してもらう・・・などの対策をとっています。





でも正直かなり負担があるので、管理戸数の多い管理会社などはこういった方法は人手が足りず実現できないと思われます。
（ある程度傷や汚損について揉めやすい箇所や設備もあり、部分的に大きく写真に収めたりしておくなど、トラブル防止のノウハウもありますし・・・）



そんなときに便利な機能が、アプリで追加されました。

借り主がお部屋を契約してから7日間だけ、入居者管理アプリ上で、お部屋の傷や汚れを写真にとって、送信できるという機能です。

もちろん、送信した画像は管理会社側の管理画面、そして送った入居者どちらでも確認することができます。
いちいちメールに写真データを添付して、管理会社のメールアドレスを打ち込んで送信、という手間がいらず、
管理会社側も受信したメールを見落としすることも防止できます。

「最初に写真送った」「送られてきていない」などの二次トラブル防止にもなります。

入居者側も、最初の7日間だけしか送信ボタンを押せないので、
「入居後につけてしまった傷を最初からあったものとして送信する」ことの対策にもなります。

実際、現場の声として、
「最初に傷の確認をしてくださいね」と伝えても本当にしてくれるかどうかというと・・・という話もあります。

アプリで送信ボタンに7日間の制限がついている、という話であれば7日以内に絶対にしないといけないというメッセージも伝わるので、一石二鳥だと思います。


入居者管理アプリのデモ画面はWEBで載せられないので、気になる方は資料請求等してくだされば送ります。
（メーカーに送付してよい資料もらっていますので）



今回は入居者管理アプリの良い追加機能の話でした。
どんどん便利になって改良されていくことを期待しています。