「交通系ICカードのチャージ＝交通費」は間違い？

2017年8月1日公開 / 2021年2月10日更新

テーマ：税務

コラムカテゴリ：ビジネス

私たちが電車やバスに乗るときに使っている交通系ICカード。
事業者の方でもICカードを使っている方が多いかと思います。みなさんはそのチャージの料金は、どのように会計処理すればよいかご存知でしょうか？　電車の運賃に使うのだから交通費だと単純に考えるのは、実は間違いです。
なぜならば、交通系ICカードにお金をチャージした際には、その支払いに対して何もサービスを受けておらず、ただ、カードにお金を預け入れているだけだからです。

（原則的な方法）
① 5,000円チャージした時
○月×日　　　貯蔵品　5,000円　/　現金　5,000円
② 実際に使用した時（運賃1,200円）
○月××日　　旅費交通費　1,200円　/　貯蔵品　1,200円

あくまで経費を計上するタイミングはサービス（役務の提供）を受けたときです。
交通費以外に使った場合も、その内容に応じて仕訳を行います。券売機等で利用明細を発券する、インターネット経由でダウンロードする等のサービスを利用して「いつどのように使用したか」ということが分かるようにしておきましょう。

そうは言っても、いちいち使った時に経理処理するのは面倒ですよね。
　ICカードの使用目的を統一すれば、次のように簡便化することもできます。

（簡便化した方法）
例えば、交通系ICカードの使用を乗車券の購入や交通費に限定した場合

① チャージした時
○月×日　旅費交通費　5,000円　/　現金　5,000円
② 実際に使用した時（運賃1,200円）
経理処理なし
③ 決算の時
決算の時点で、ICカードに残った未使用の残高をチェックします。
3,800円の残高が残っていたとすれば、この残高を貯蔵品に振り替えます。
決算日（△月×日）　貯蔵品　3,800円　/　旅費交通費　3,800円
　　この処理をすることによって、実際に使用した経費は「5,000円－3,800円＝1,200円」ということが計算できます。