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マンション管理員の必要性 ~貴方が住んでいるマンションの管理員は管理費(人件費)に見合った仕事を

2018年7月30日

総戸数が50戸以上のマンションでは、管理員を常駐させているところは多いと思われます。管理組合は管理員を常駐させれば、管理員の人件費を負担しなければならないため、当然、管理費は高くなります。
管理員とは、管理組合と管理会社との間で締結された管理委託契約に基づき管理会社からマンションに配属され、契約に定める管理員業務を行う者です。管理員の主な業務は、以下の通りです。
①受付業務・・・居住者への対応、来訪者への応接等。
②点検業務(巡回業務)・・・諸設備の点検(目視)、照明管球の交換
③立会業務・・・外注業者による施工の着工、履行、完了の立会確認
④報告連絡業務・・・管理組合への連絡事項掲示。管理会社へ業務連絡。
⑤管理補助業務・・・管理会社フロントマンのアシスタント

管理組合員が管理員に求めることは、マンション生活での「快適性」「機能性」「安全性」ではないでしょうか。貴方が住んでいるマンションの管理員は以下に挙げる姿勢で業務を行っているでしょうか。
①公平な態度
管理員がすべての居住者に対し常に公平に接することは当然です。管理員個人の感情で態度を豹変させる、あるいは、居住者からお歳暮等の贈答品を受け取る管理員は論外です。
②プライバシーの尊重
管理員は組合員名簿等から個人情報を知り得る立場にいます。だからこそ、守秘義務を負わなければなりません。不用意に、個人情報を第三者に漏らす、または特定の組合員と噂話等をする行為はあってはならないのです。
③誠実な勤務態度
管理員は、勤務時間中「いつ」「どこで」「誰に」見られてもいいよう、行動や態度を自分自身で律することが大切です。出退勤、休憩時間等の時間厳守はもとより、新聞やラジオ・テレビの視聴閲覧、業務外のパソコン・スマホの操作は厳禁です。
また、外注修繕業者からの贈答品は受け取りを拒否するのは当たり前のことなのです。実際にあった話ですが、小倉北区のあるマンション管理員は、外注修繕業者から贈答品・金銭を受け取り修繕工事の斡旋をしていました。さらに、新規の修繕業者には、贈答品・金銭を要求していたという情報を知り合いの修繕業者より聞いております。そこで得た贈答品・金銭は担当フロントマンとその上司と「山分け」していたようです。とんでもない話です。
④接客時の言葉遣いと態度
管理員は、すべての組合員、来訪者に対し礼儀正しく丁寧な言葉遣いをしなければなりません。誰からも好感を抱かれ信頼感を得るようにするべきなのです。
「相手が挨拶しないから自分もしない。」「来訪者は自ら先に挨拶するのが当たり前だ。」という「上から目線」の考えでいる管理員は、即刻、追い出すべきです。
⑤清潔感のある身だしなみ
制服がある場合は必ず着用し、誰がみても清潔感のある身だしなみを保持するようにしなければなりません。髪型、ひげは必ず手入れし、履物はサンダル、高いヒールは控えるべきです。
⑥管理事務室等の整理整頓
管理事務室は、管理組合にとって大切な書類が保管されています。どの書類がどこに保管されているかスムーズに取り出し可能な場所に保管するようにします。
⑦迅速な報告・連絡・相談
組合員から受けた連絡事項、苦情等は即時対応するようにします。また、判断に迷いがある場合には、自己判断せず、担当フロントマンに連絡相談するようにします。
⑧適正なカギの保管
管理事務室には、共用部分の鍵が保管されています。「どこの」鍵が「何本」あるか把握するようにします。カギの貸し出しについては、「誰に」「どこの」鍵を「いつ」貸し出したか、その鍵は「いつ」返却頂けるのか、管理しなければなりません。鍵の紛失は、管理組合に多大な損害を及ぼす可能性が高いということを肝に銘じなければなりません。
⑨厳格な金銭の取り扱い
最近は、管理員が金銭を取り扱うケースは減ってきましたが、まれに組合員より金銭をお預かりすることがあります。預かった金銭は当日にフロントマンに渡すようにします。また、預かった金銭は自分の財布に入れて保管してはなりません。管理員による「管理費横領事件」が横行しているご時世なので、疑われそうな行為は避けるべきです。金銭トラブルが信頼関係を破壊する一番の要因です。
⑩管理組合役員、担当フロントマンとのコミュニケーション
管理業務を円滑に運営していくためには、管理組合役員、担当フロントマン、管理員との関わり方が重要なポイントになります。常日頃から適度な距離感でコミュニケーションをとることが大切です。
⑪地域社会、行政との連携
管理員は、管理組合の「第一受付者」となることが多いため、地域社会、行政との「橋渡し役」を担うことがあります。よって、管理組合と地域社会、行政とが円滑なコミュニティ形成ができるように、心配りをしなければなりません。

以上、マンション管理員の業務内容と業務姿勢について述べてきましたが、貴方が住んでいるマンション管理員は、上記に述べたように仕事をしているでしょうか。
管理費に見合った管理員でしょうか。

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