[会計・ファイナンス・IRの英語]伝わる英文メールを書く秘訣・文法編・第2弾

2022年5月24日

テーマ：ビジネス英文メール

コラムカテゴリ：スクール・習い事

コラムキーワード：ビジネス英語　勉強

先日書いた、伝わる英文メールを書く秘訣・文法編が好評でしたので、第2弾を書きます。

私自身、何十年も週末以外、ほぼ毎日英語のメールを書いていますが、今でも凡ミスをやらかします。

英語ノンネイティブの私たちにとって、日本語であればパッとみて気付く「なんか違う」という、初歩的な間違えも、英語になると見過ごしてしまうのです。

基本に戻りつつ、どうすればよりわかりやすいメールになるかを考え、日々精進することが大事ですね。

スペルミスがないかは常に厳重チェック

メールを送る際に、大半の人がスペルチェック機能を使用していると思いますが、それでも落とし穴があります。

意図する単語ではないものの、別の意味で存在する単語で、スペルチェックにかからなないケースです。

受け手は意味をくんでくれるケースが多いと思いますが、頑張って書いたメールに、まさかのスペルミスを送信後に発見するのはかなりショック。

何度も何度もメールを見直すのでは、仕事の効率性に影響しますが、それでもスペルミスは避けたい。

スペルチェック機能で見逃してしまうスペルミスを防ぐ方法は以下3つです。

声に出して読む
後ろから読んでみる　（新鮮な見方ができて見落としていた間違えに気付きやすい）
しばらく時間を置いて、フレッシュな目でもう一度みる

スペルチェック機能がうまく働かないケースもありますので、大事なメールであればあるほど、フレッシュな目で確認することが大事です。

同じ単語を何度も使っていないか

プロフェッショナルな英語を書く秘訣の一つが、同じ単語を何度も使わないようにすること。

同じ単語を何度も使っていると、モヤモヤする感覚を養いましょう。

特に一つのセンテンスに同じ単語があるのは、語彙の少なさを露呈するようなものです。

同じような意味を持つ単語はいくらでもあります。

”単語 synonym”　（synonym = 同義語）と検索して、言い換えられる別の単語を探しましょう。

例えば、
　
”suggest synonym”　と検索すると、subimit と同義で使える単語として、
propose, recommend, suggest などなど、たくさんでてきます。

受動態より能動態を使う

日本語は主語があいまいなままでコミュニケーションをする言語です。

主語を明確にしないで話す私たちは、受動態の英語を使いがち。
人を主語にもってこないで、ものや事象を主語にもってきてしまう文章です。

英語は、可能な限り人を主語にもってきて、能動態で書くとより自然にわかりやすい文章になります。

以下のような例文でイメージをもってください。

The technical issue was solved by Tom.　（間違えではないけど、不自然）
技術的な問題はトムによって解決されました。

Tom solved the technical issue.　（よりわかりやすい）
トムが技術的な問題を解決しました。

メールにも役立つよくある文法間違いは、以下から復習できます。
無料PDF（ビジネス英語よくある間違え30ぜひ学習に役立ててください。