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小林真美

実践に裏付けられた手法に絶対的な自信を持つビジネス英語講師

小林真美(こばやしまみ) / 英会話講師

Biz英語塾

コラム

[会計・ファイナンス・IRの英語]あなたの英文メールに返信がこない理由

2022年5月13日 公開 / 2022年5月15日更新

テーマ:ビジネス英文メール

コラムカテゴリ:ビジネス

コラムキーワード: ビジネス英語 勉強

日本で働いている場合、英語を使う企業の会計やファイナンス部門に配属になった人や、英語のIR担当になった人でも、英会話よりも、英文メールを書く機会が多いのではないでしょうか。

「あの人のメールはわかりやすい!」と言ってもられる英文メールが書くのが目標。それができれば、相手にとってほしい行動(返信など)を効果的に促すことができます。

一方、返信をもらえないどころか、読んでもらったかすらわからないと、不安になったことはありませんか?

翻訳ツールも駆使して書いている英文メールが、失礼になっていないか不安だ・・・というご相談をよく受けます。

そういった人のメールには、文法的な間違えはないものの、気持ちがこもっていない平坦なメールや、ストレートすぎてやや失礼な文章が気になります。

今回は、英語の表現を学ぶだけでなく、どんな姿勢で英文メールを書くようにすれば良いのかを解説します。

つねにポジティブ表現を使う

当然ながら、メールは相手の表情が見えません。顔を見て話す場合は、言葉に出さないメッセージを表情で伝えることができますし、相手の感情を読みとることもできます。

そのような追加情報がないメールは、誤解を生みやすく、ちょっとした言い回しをきっかけに、ネガティブに受け止められやすいです。

メールに伴うリスクを意識して、あえて書き出しや全体のトーンをポジティブなものにしましょう。

クレームや催促のメールでも同じです。

日ごろのビジネスや協力に感謝する気持ちを、先ずは表現してください。

どんなにフラストレーションがたまる状況でも、感情をビジネスメールに出すのはNGです。想定以上に相手に不快な思いをさせたり、反感をかってしまいます。

また、日本人が書く英文メールにはに、”but" を使い過ぎる傾向があります。
”but"はネガティブな印象を与えがちな単語です。

”but"の代わりに、”and"で自然に意味が伝わることも多いので、英文メールを書くときの参考にしてください。

読み手が気持ちよく受けとる、文章を入れる


出だしの一文は、特に大事です。どんな書出しをするかで、読み手の印象が大きく変わります。

状況次第で様々な表現がありますが、最も一般的で私たちノンネイティブが使いやすいのが Thank you~. ではじめる文章ですね。

Thank you for the update.
アップデートありがとうございます。

Thank you for the quick response.
素早い返信に感謝致します。

Thanks for getting in touch with us.
ご連絡いただきありがとうございます。

Thank you for being so helpful yesterday.
昨日はとてもお世話になりました。

Thank you for your timely follow-up.
タイムリーなフォローアップをありがとうございます。

毎回完全に同じ文章を使うのでは気持ちが伝わらないので、for の後は、その都度カスタマイズしましょう。

Pleaseを使って丁寧な文を書いていると勘違いしない

拙著、出世する人の英語でも紹介しましたが、日本人の多くが勘違いしているのが、Please をつければ何でも丁寧になると思いこんでいることです。

Please sit down. は、先生が生徒に言うような、「座りなさい!」に近いです。

この場合に使うべき表現は、Please have a seat. です。

命令文にPleaseをつけても、上から目線であることに変わりないのですね。

Pleaseを使っても丁寧ではないという話、かなり衝撃を受ける人も多いのでは?

知らず知らずのうちに、あなたの英文メールが失礼になってないか?改めて意識してみてください。

Biz英語塾では、英文メール添削も行っています。
気になった方は、ぜひお問合せください。


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