マナーうんちく話１４２８《ファックスを送信した。この時確認の電話は？》

2017年3月19日

テーマ：日常生活におけるマナー

コラムカテゴリ：スクール・習い事

春の陽気に誘われ虫達が地上に出て活動する時で万物が躍動する時です。
姿勢を正し、心機一転希望のスタートを切った人も多いと思います。

今回は意外にこなせていないファックスのマナーについて触れておきます。

ファックス（fax）はファクシミリ（facsimile）の短縮後ですが、その歴史は電話より古いようです。

今ではビジネスの世界は勿論、一般家庭でも大半が利用しており、今後も情報通信機器の一翼を担うツールであることは疑いの余地がなさそうです。

機器は年々改良され性能も良くなっていますが、それを扱う人のマナーの向上も大切な課題です。
ちょっとした不注意で大きなミスを招かないとも限りません。

ところでビジネスでもプライベートでもファックスを送信したら、確認の電話を入れますか？

問題は、如何に性能が良くなり便利になっても、ファックスを受信した側がそれを見て、理解しているどうかは解らないということです。

セールス目的で一方的に送信されるファックスも多く、いちいちこまめに確認して頂けるか否かは大いに疑問です。

加えて受信する側の状況も気になります。
多忙時でしかも人手不足であれば、急ぎの内容でも、読んでいただけるのは後になるかもしれません。

以上の理由でファックスを送信する時には、送信する前か、送信後に確認の電話は入れた方がいいと思います。
特に急ぎの用件や重要要件の場合は特に確認される事をお勧めします。

さらにファックスは電話と異なり、受信する側はインクと紙を負担しなければいけません。
5枚以上の用紙を要する内容は事前に了解をとることをお勧めします。
加えて不特定多数の人に知られては困る内容も要注意です。

例えば儀礼的な内容や御礼や謝罪やお見舞い、さらにプライバシーに関するものは適さないでしょう。

ファックスは送信状をつけて簡潔に送り、事前あるいは事後の確認の電話を入れるようにしたいものです。

そして何より大切なことは、この案件は電話かメールかファックスか、あるいは手紙か直接会ってからにするかの判断を正しく行うことです。