マナーうんちく話251≪電話のかけ方のマナー≫
職場でお客様をお迎えする場合のポイントは、客人を待たせずに、迅速に対応することです。
予約客の場合は、お迎えする担当者が、「いらっしゃいませ」、「お待ち致しておりました」の挨拶後、目的の人であることを確認し、「私は○○課の△△です。××までご案内いたします」と、自分の名前を伝え、これからどこに行くかの案内をします。
突然訪ねて来られた客人には、一番近くにいる人が「いらっしゃいませ」の挨拶をして、相手と要件の確認をして、的確な取次ぎをします。
この際、ドアがあいたら、先ずは客人の方に目を向けます。次に「いらっしゃいませ」の言葉を発揮しますが、できれば、座ったままではなく、起立することをお勧めします。
起立して、笑顔で、客人の目を見て挨拶すれば、こちら側の心が客人に良く伝わります。
ちなみに、「いらっしゃいませ」の言葉には「来客を確認した」「来客を心からおもてなしする用意がある」と言う意味があるので、起立してお迎えするのが自然ですね。
また、お客様のお迎えは、一人でするものではありません。
一番近くの人が対応しますが、周囲の人も仕事を一時中断して、先ずはお客様に視線を向け、そして挨拶の言葉を発します。
予め訪問の予約がある場合は、その旨の情報の共有は全員でなされていることが大切です。
その上で、「誰が」「どこで」「どのように」対応するかをあらかじめ決めておくと良いでしょう。
特に、職場で客人を迎える時の第一印象はとても大切です。
その職場のイメージを決定づけることになりますので、全員でお迎えとお見送りをする気持ちで、明るく、元気良く、笑顔で対応して下さいね。
お客様を案内する際は、廊下でしたら、基本的に葉案内係が客人より２歩から３歩程度斜め前の端を歩き、お客様には廊下の真ん中を歩いていただきます。
但し、日本は只今超高齢社会です。
高齢者の場合は、廊下の端の手すりがある方が安全な場合も有りますので、臨機応変に対応して下さい。
エレベーターでは、乗り降りはお客様優先ですが、込み具合などで対応して下さい。
言葉不足にならないよう丁寧に対応して下さいね。
応接室や会議室へ着いたら、「こちらでございまっす」と言葉を発し、ドアを開け案内します。
ドアは「内開き」と「外開き」がありますが、外開きの場合は、ドアを開けて「どうぞお入りください」と言葉を添えて下さい。
内開きの場合は、ドアを開けて案内係が先に平に入り、ドアを押さえて客人に「どうぞ」と言って入って頂きます。
担当者が不在の場合は「担当者がすぐ参りますので。少々おまちください」と言葉を添えて上座を勧めて下さい。
但し、待つ方は意外に長く感じるものです。
担当者が車で数分かかるようでしたら、「２-３分お待ちいただけますでしょうか」等と具体的な数字を入れた方が安心です。
挨拶が済んだら、茶菓を出します。
担当者がすぐに応対できるようでしたら茶菓は担当者が来てからでいいですが、しばらくかかるようでしたら先に来客の分だけ出して下さいね。
