マナーうんちく話327≪待ち合わせのマナー≫

2012年9月10日

テーマ：ビジネスマナー

コラムカテゴリ：スクール・習い事

長い人生には、相手と待ち合わせをするシーンが多々あります。
仲のいい人と「いつもの場所で、○○日の何時に・・・。」と言うような待ち合わせは良いとして、初対面の人との待ち合わせは何かと気を使います。

そこで、初対面の人との待ち合わせのポイントとマナーに触れてみます。
待ち合わせは、こちらが設定すると仮定します。

先ず、待ち合わせで大切な事は「場所」の設定ですが、解り易くて、落ち着いた雰囲気の店がお勧めです。
その場所が、相手にとって、足を運びやすいか？解り易いか？居心地が良いか？等がポイントになります。
場所を決める際に、相手が交通機関を利用されるか？マイカーで来るか？等を訪ねることも親切で良いですね。

お勧めは最寄りのホテルです。
ホテルは駐車場も有り、解り易く、それに治安も良いし、定休日もなく、コピーやファックス等も完備していますし、いざという時に助かります。

但し、ホテルの場合は詳細な打ち合わせが必要です。
○○ホテルの1回のコーヒーラウンジの店内で、のように具体的な事をしっかり決めて下さい。コーヒーラウンジだけではあやふやです。店の外か店内かまで、きちんと決めて下さい。

次に時間ですが、最低でも、5分から10分位は早目が良いです。
但し、相手もそれくらいは想定していますので、私は自分が設定したら20分前にはついています。

さらに初対面ですから、双方の目印とか特徴を伝えたり、聞いて下さい。
紺のスーツを着ておりますとか、テーブルの上に茶色の封筒を置いておりますとか等です。

さて、少し早めに着いたら、出入り口の解り易い席に座り相手を待ちます。
この際、係の人は人数を聞いてくれますから、何分後に待ち合わせをしている旨を伝えたら、係の人も気にかけてくれます。

予定時刻になり、相手らしき人が着たら、こちらから、笑顔で相手方に近づき、名前を名乗り、相手を確認し、労いの言葉をかけます。

くれぐれも笑顔で話しかけて下さい。
このことにより、互いの緊張がほころび、親近感が出て、後の話がスムーズにいきます。

特に、雨降りの時等は、「雨の中わざわざお越しいただきありがとうございます」等の言葉がお勧めです。

「雨の中・・・」「暑い中・・・」等と言う言葉は、相手に対する最高の思いやりの言葉になるので、色々な面で応用して下さい。

相手が見えたら、座ったままでのお迎えは感心しません。
相手を確認したら先ず立って下さい。特に相手が女性なら、なおさらです。
次に明るい笑顔。これはとても大切です。

そして、相手に上座を進め、とりあえず落ち着いてもらいます。
次にオーダーですが、勿論相手方のリクエストを聞き、相手の飲み物を先にオーダーします。

最後に、支払いですが、これは基本的にはセッテイングをした側が支払います。
但し、相手の立場も有りますので、ワリカンも考えられます。その際、レジにその旨を申し出て下さい。

支払いがすんだら、別れの挨拶をして玄関まで丁寧にお見送りをします。
一応これで要は足りるわけですが、相手も忙しいのに、わざわざ時間を割いて、出向いてくれたのですから、感謝の気持ちを表現して下さい。

帰社（帰宅）したら、お礼の電話をかけます。必要に応じ礼状もお勧めです。
万一、打ち合わせが不調に終わった時には、なおさら丁寧なお礼をして下さい。
ここに、その人の品格が出ます。