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部下でもできる、長い会議を短くするノウハウ「後付インデックス作り」

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会社での長時間の会議…長くなっている会議の7つの特徴

長い会議は嫌ですよね。何のための会議、誰のための会議なんだろう、と思う事も多いですよね。

普段、クライアント企業で効果的な会議の仕方についてアドバイスをしておりますが、実は、仕事柄様々な企業や団体の会議に様々な立場で出席する経験もあります。

自らが会議を招集し議長やファシリテーターとなり進める立場、専門家やオブザーバーとして参加し意見を述べる立場、調査結果について必要な時に報告する立場、参加者として出席する立場と、本当に様々です。

長い会議の特徴はだいたい7パターンあります。

  • 1.会議の目的が弱くゴール設定がされていない
  • 2.時間(期限)の設定がされていない
  • 3.必要な人が参加していない
  • 4.必要のない参加者が多すぎる
  • 5.ファシリテーターが不在もしくは力量不足
  • 6.会議に必要な準備ができていない
  • 7.開催することや時間を費やすことが目的

どうでしょうか、あなたが出席している会議は1~7に当てはまりますか?

部下でも会議を短くするためのノウハウはある

会議を短くするノウハウは色々あります。ただし、そのノウハウは、どちらかと言えはマネージャー側、会議を進行する側のものが大半です。

ですから、「部下のオレにはこのノウハウは使えないな~」
そんな風に思った事ありませんか?

私自身もサラリーマン時代に、どうにか会議を短くできないかと考え、様々な研修を受けたり、本を読んだりして研究したのですが、出てくるノウハウは部下の立場の私には使えないものばかりでした。

しかし、部下の立場でも会議を短くする方法はあるのです。「無理!」と思いますか?でも、できるのです。では、どうして、部下の立場でも会議を短くすることができるか。

それは、「ほとんどの人は長い会議が嫌い」だからなんです。もちろん、理由は少しずつ異なりますよ。しかし、長い会議は嫌だということは共通しているので、上記の「7.開催することや時間を費やすことが目的」以外は短くできるんです。

部下が使える会議短縮ノウハウ「後付インデックス」

そこで、今日は、部下の立場でできる会議を短くするノウハウをお伝えしましょう。
その方法は、「後付インデックス」です。

「インデックス」を作るとは何か?いわゆる「議事次第」や「テーマ」と似てますが、少し異なります。「インデックス」とは、進行する上で重要な会議の内容をイメージさせるキーワードです。会議で重要なインデックス作りとは、このキーワード準備する事なんです。

これは、脳の仕組みである「先行オーガナイザー効果」を用いる手法なのですが、「先行オーガナイザー効果」は別名、マクドナルド理論とも言われますので、こちらの方を聞いた事がある方も多いと思います。「今日のランチどうする?」と言われても、「う~ん、ランチね…どうしようかな…」となかなか思いつきませんが、「今日のランチはマクドナルドにする?」と聞くと、「いやいや、マクドナルドじゃなくて〇〇がいいな」と答えが返ってきやすいというものです。

人は、急に話を振られても急には思いつきません。会議に参加する人はみんな直前まで他の仕事をしています。会議で事前資料が配布されていたとしても中身を読んでいるとは限りません。そこで、話を早く進めるために、「インデックス」を準備しておくのです。この「インデックス」の準備は、当然マネージャー側が用いるノウハウです。ですが、部下側でも、このインデックスを「後付」で付けることができます。

やり方は簡単です。もっとも簡単な方法は、下記のA~Eをホワイトボードに記載するか紙に書いて配布するのです。

  • A:会議のテーマ
  • B:本来の目的
  • C:この会議ゴール
  • D:検討範囲やレベル感

これだけです。「これだけ?内容は?」と言われそうですが、本来、内容は「会議」で話をしますよね。このキーワードを書いておくと、それが呼び水となり、参加者の脳が刺激され考えがまとまります。部下の立場といっても様々なポジションがあると思いますので、自分のポジションや次のステップを狙っている場合は、次のレベルをぜひやってみてください。

それは、事前に上記のA~Dのそれぞれの内容について、上司が連想するキーワードを聞き、あらかじめ書いておくことです。たくさん書く必要はありません、1つだけで十分です。マクドナルド理論でいう「マクドナルド」だけで良いのです。このキーワードによりさらに参加者の脳が刺激されます。

これで、会議は短くなりますし、場合によっては同じ時間を費やしても深い議論になります。さらに、「あいつはデキるヤツだ」との評判もあがりますよ。

岡本陽

経営者と従業員をつなぐ人材を育成するプロ

経営コンサルタント

岡本陽さん(IMソリューションズ株式会社)

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