年内の個人番号（マイナンバー）対応について
前回のコラムで、年内の既存従業員への個人番号（マイナンバー）への対応について解説しました。
http://mbp-japan.com/chiba/shadow/column/3190/
今回、今年後半から来年以降に新規採用した従業員さんへの対応について解説致します。
ステップ5※提供及び本人確認
提供に関しては、前回コラムの「ステップ３」をご参照下さい。この際、利用目的をしっかり通知することが重要です。
前回のコラムでは、既に在籍している従業員さんを対象にしているため「本人確認」を省略しました。しかし、新たな雇い入れの場合、これを省略できません。「本人確認」する書類としては、下記の通りです。
１．写真付きの下記書類ならどれか１つ
①運転免許証
②パスポート
③個人番号カード（来年1月より住基カードに代わり任意で作れるものです。）
２．写真がつかない下記書類にならどれか２つ
住民票、健康保険証、年金手帳等・・・、
ステップ６※保管及び廃棄
提供された個人番号（マイナンバー）の保管については、前回コラムの「ステップ４」をご参照下さい。
廃棄については、法律上の保管期間が来たものについては、必ず「廃棄」していかなければなりません。例えば、年末調整を行い、源泉徴収票などの書類については、7年間の保管義務があります。従いまして、7年経ったら必ず廃棄を行います。書類として保管しておいたものについては、クロスシュレッダーによるか、溶解するようにして下さい。データとして保管しておいたものについては、確実に消去をして下さい。出来れば、廃棄した日にちなどを記録しておいた方がよいでしょう。
当事務所では、給与計算を25社ほど請け負っていますが、これらの事業所様においては、従業員さん全員のマイナンバーが必ず必要になります。ですので、事業所で保管せずに、当事務所で確実に保管することをお薦めしています。当事務所では、マイナンバーについては、クラウド上で保管して参りますので、安心です。
給与計算をアウトソーシングしている事業所では、事業所内で保管せずに「委託先」に保管してもらうことも一考です。
