労働条件通知書　メールでも可能に

2019年4月より、労働条件の通知が電子メール等でも可能になります。
会社は労働者を雇入れる際、労働者に対してその労働条件を明示する義務があります。そして、この明示事項には、必ず明示が必要な「絶対的明示事項」と定めをする場合明示しなければならない「相対的明示事項」の明示があり、これらをまとめたものが「労働条件通知書」と呼ばれています。労働条件通知書は、明示が口頭で良いものもありますが、必ず書面を交付する必要がありました。
しかし、2019年4月より電子メール等を利用して交付することが可能となり、書面を発行する必要がなくなります。

＜書面以外の方法＞
・ファクシミリによる送信
・電子メール等による送信

＜注意点＞
　以下3点を満たす必要があります。
①労働者本人が希望すること
②受信する者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信の送信による方法
③電子メール等の記録を出力することで、書面を作成できること

①労働者本人が希望すること
　会社が電子メール等で通知する場合、労働者の同意が必要となります。よって、労働者が書面で交付を求めた場合は、書面である必要があります。

②受信するものを特定して情報を伝達するために用いられる電気通信の送信による方法
　通知は労働者個人を特定して、送信する必要がある為、グループのチャットや、共有のフォルダなどへ保管といった方法は認められません。個人のメールアドレスに送信するといった方法等を取りましょう。

③電子メール等の記録を出力することで、書面を作成できること
　書面に出力できるということです。例えば、メールにPDFファイルを添付や本文に記入するといった方法です。プリンターから印刷して書面にすることができます。一方、LINEやFacebook等SNSで通知する場合は、この条件を満たせるかどうか注意が必要です。

労働条件通知書の電子化により、PDFなど電子データとして保管できることで、書類を探す手間や紛失のリスク等が避けられ、業務の効率化にもつながるでしょう。しかし、メール等で送付はしたとしても、労働者本人がそのメールを確認しているかどうかまではわかりません。現在、労働トラブルを避けるために、合意を得たことを記録する為、「雇用契約書」という形で労働者の署名捺印を求めている企業もあります。今後は、本人合意に関しても電子サインのような対応を検討する必要もあるかもしれません。