中小企業が紙ベースでマイナンバーを管理する際の注意点

中小企業ではシステムを入れてマイナンバー管理できるところはあまりないのではないでしょうか。
「とりあえず様子見として、紙ベースでマイナンバーを管理しようかな」という企業がほとんどではないかと、
私自身、日々中小企業の社長さんとお話ししていて感じています。

私は、企業の大小問わず、紙ベースよりもシステムで管理をする方が良い、と考えておりますが、
今回は、紙ベースで管理する際の注意点をお伝えいたします。

（１）マイナンバー取扱責任者と担当者の選定
これは、紙・システム関係なく、必須です。
それ以外の人はマイナンバーに関わらないようにします。

（２）取扱状況のチェック体制の整備
マイナンバーの『取扱記録簿』等を作成し、それを目視チェックする必要があります。
また、場合によっては入退室管理表等も作成し目視チェックするなど、チェック体制を決めておきます。

（３）入退室管理
別室保管の場合は入退室管理が必要ですし、
同室保管の場合は保管庫の開施錠管理が必要になってきます。

（４）保管場所の施錠
金庫などで保管する場合も施錠徹底しているか確認が必要です。
鍵は取扱責任者・担当者のみ使用可としておきます。

（５）持ち出し時の対応
コピー時は覗き見防止措置が必要ですし、
持出し・コピー時には（２）で作成した『取扱記録簿』への記録が必要になります。
誰が・いつ・何のために・部数等。
また、持出しの際は鍵のついた入れ物で持ち運ぶことが望ましいですし、
送付時は追跡可能・発着記録が残る方法（簡易書留等）で行います。
FAXは使用しない方がよいでしょう。

（６）利用履歴の記録
（２）の『取扱記録簿』に手書きで記載していきます。
ここが紙ベースで管理する際の最もやっかいなところですが、ここを疎かにしてはいけません。
履歴が自動的に残らない点で、システム管理と大きく異なる点です。

以上、簡単ですが、マイナンバーを紙ベースで管理する際の注意点です。

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三谷社会保険労務士事務所