中小企業のマイナンバー対応で本当に最低限必要なこと

年の瀬も近づき、来年1月からはいよいよマイナンバー制度がスタートします。
通知カードの配達状況は、12月7日現在で全体の98％で配達完了とのことです。

このマイナンバーですが、中小企業にとっては少々やっかいなものであります。
実務上、従業員のマイナンバーを取り扱うため、情報漏えい等が起きないように対応が必要だからです。
かと言って、大企業と違い、中小企業にとっては安全管理対策にかけるカネもヒトもいないというのが
現実ではないかと思います。

ただ、よく考えてみて下さい。
中小企業、大企業問わず、どの会社でも従業員の履歴書や顧客情報等の機密情報は日常的に扱っているはずです。それらの情報の管理はどのようにしているでしょうか。
まさか、デスクやその辺にほったらかし、というわけではないはずです。マイナンバーも同様です。
マイナンバー特有の安全管理対策は確かに必要ではありますが、
その前にマイナンバーを慎重に扱うという意識を持つことが必要です。

そう考えると、まずは、マイナンバーを
「①誰が扱って」
「②どうやって保管するのか」
ということが最低限必要です。

マイナンバー事務は、社長さんがやりますか？奥さんですか？事務員さんですか？
マイナンバーは、エクセルで管理しますか？紙で保管しますか？　

中小企業のマイナンバー対応としては、いろいろ考えなければならないことがありますが、
最低限上記①②が決まっていない場合、従業員からマイナンバーを集めるのは危険だと思います。

今年の年末調整でマイナンバーを集めている、という会社も多いと思います。
上記①②はしっかり決まっていますか？
もし決めていなくて、「知り合いの社長から聞いて、うちも年末調整で」と何となく集めている会社は、
今一度これらのことをしっかりと決めることをお勧めします。

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三谷社会保険労務士事務所