まちの専門家をさがせるWebガイド マイベストプロ神戸
三谷文夫

労使ともに幸せになるための労務管理のプロ

三谷文夫(みたにふみお)

三谷社会保険労務士事務所

コラム

中小企業が紙ベースでマイナンバーを管理する際の注意点

マイナンバー

2015年12月17日

中小企業ではシステムを入れてマイナンバー管理できるところはあまりないのではないでしょうか。
「とりあえず様子見として、紙ベースでマイナンバーを管理しようかな」という企業がほとんどではないかと、
私自身、日々中小企業の社長さんとお話ししていて感じています。

私は、企業の大小問わず、紙ベースよりもシステムで管理をする方が良い、と考えておりますが、
今回は、紙ベースで管理する際の注意点をお伝えいたします。

(1)マイナンバー取扱責任者と担当者の選定
これは、紙・システム関係なく、必須です。
それ以外の人はマイナンバーに関わらないようにします。

(2)取扱状況のチェック体制の整備
マイナンバーの『取扱記録簿』等を作成し、それを目視チェックする必要があります。
また、場合によっては入退室管理表等も作成し目視チェックするなど、チェック体制を決めておきます。

(3)入退室管理
別室保管の場合は入退室管理が必要ですし、
同室保管の場合は保管庫の開施錠管理が必要になってきます。

(4)保管場所の施錠
金庫などで保管する場合も施錠徹底しているか確認が必要です。
鍵は取扱責任者・担当者のみ使用可としておきます。

(5)持ち出し時の対応
コピー時は覗き見防止措置が必要ですし、
持出し・コピー時には(2)で作成した『取扱記録簿』への記録が必要になります。
誰が・いつ・何のために・部数等。
また、持出しの際は鍵のついた入れ物で持ち運ぶことが望ましいですし、
送付時は追跡可能・発着記録が残る方法(簡易書留等)で行います。
FAXは使用しない方がよいでしょう。

(6)利用履歴の記録
(2)の『取扱記録簿』に手書きで記載していきます。
ここが紙ベースで管理する際の最もやっかいなところですが、ここを疎かにしてはいけません。
履歴が自動的に残らない点で、システム管理と大きく異なる点です。

以上、簡単ですが、マイナンバーを紙ベースで管理する際の注意点です。

★経営者と従業員がともにハッピーな会社作りをサポートします★
三谷社会保険労務士事務所

この記事を書いたプロ

三谷文夫

三谷文夫(みたにふみお)

三谷文夫プロのその他のコンテンツ

Share

三谷文夫のソーシャルメディア

facebook
Facebook

三谷文夫プロのその他のコンテンツ