【人事トラブル】行方不明になった社員の取り扱い
「採用した社員から、入社して間もなく『その仕事には対応できません』と言われました。まだ試用期間なのですが、辞めてもらうことはできますか？」
このような相談を受けることがあります。
会社としては困ってしまいます。
「その仕事ができないなら、最初から採用しなかった」
「面接でも説明したつもりだった」
「試用期間なのだから、辞めてもらうことはできないのか」
そう考えるのも無理はありません。
特に中小企業では、一人の採用ミスマッチが他の社員の負担に直結します。大企業のように、別の部署へ異動させれば済むというわけにもいきません。
ただ、ここでいきなり「解雇できるか」という話から始めると、判断を誤ることがあります。
試用期間中だからといって、会社が自由に解雇できるわけではありません。
そして、解雇の可否を検討する前に、私ならまず一つ確認します。
「会社は、何を条件にこの人を採用したのでしょうか？」
その仕事、採用時に説明していましたか？
例えば、ある会社が事務系の仕事を担当する社員を採用したとします。
入社後、会社が当然やってもらうつもりだった業務について、本人から「その仕事への対応は難しい」と言われました。
会社は「それができないなら採用しなかった」と考えています。
ところが、求人票を確認すると、その業務について具体的な記載がありません。
面接担当者に聞いても「たぶん説明したと思う」という程度です。
一方、本人は「そこまでの仕事だとは聞いていません」と話しています。
こうなると、単純に本人だけの問題とは整理できません。
私なら、まず求人票、求人広告、面接記録、採用前後のメール、雇用契約書、労働条件通知書、就業規則などを確認します。
採用担当者と現場責任者で、仕事の説明が違っていなかったかも気になるところです。
会社側にしてみれば、「そんなことまで求人票に書かなければいけないのか」と思うかもしれません。
もちろん、求人票に仕事の一つひとつを細かく記載するわけではありません。
ただ、会社が採用の決め手と考えていた業務について、本人が「聞いていない」と言っている。面接で説明した記録もない。
そうなると、会社が当然だと思っていたことだけを根拠に、本人の責任とするのは難しいでしょう。
なお、求人募集時の労働条件明示は職業安定法5条の3など、労働契約締結時の明示は労働基準法15条・同法施行規則5条に定められています。
2024年4月からは、それぞれの明示事項に、従事する業務と就業場所の「変更の範囲」も追加されています。
ただし、これらの明示があるからといって、個々の作業内容まで当然に確定するわけではありません。
求人票だけでなく、採用時の説明と労働契約の内容を合わせて確認することになります。
「できない仕事」は、本当に必須業務なのか
次に確認したいのは、問題となった仕事が、採用した職務の中でどのような位置づけにあるのかという点です。
その仕事は、毎日行う中心的な業務でしょうか。
それとも、月に数回程度の仕事でしょうか。
その仕事ができなければ、採用した職務そのものが成立しないのでしょうか。
例えば、求人時から主要業務として明示し、面接でも具体的に説明して、本人も「対応できます」と答えていたとします。
それが入社直後に「対応できません」となったのであれば、会社として雇用継続を再検討する事情の一つにはなるでしょう。
反対に、会社が入社後になって業務を追加した場合や、採用時の説明が曖昧だった場合には、見方が変わります。
もう一つ確認したいのが、本人の「できません」という言葉の意味です。
経験がないため、現時点ではできないのか。
教育を受ければ対応できるのか。
そもそも採用時に約束した仕事ではないと考えているのか。
それとも、対応する意思はあるものの、会社が期待する水準に達していないのか。
同じ「できません」でも、事情によって会社の対応は違ってきます。
会社が「仕事を拒否している」と受け取っていても、本人は「まだ教わっていないのでできない」と考えているかもしれません。
逆に、経験者として採用され、特定の業務について対応可能と説明していたのであれば、その経緯も確認することになります。
ここを曖昧にしたまま「能力不足」「業務命令違反」と判断するのは避けたいところです。
本人に何を確認し、どのような回答があったのか。実際に業務上どんな支障が出ているのか。
面談内容や会社が行った説明・指導は、記録に残しておきます。
会社として、この人を雇い続けるのか
入社直後のミスマッチについて、私は次の5つを順番に確認すると整理しやすいと考えています。
1．その仕事は採用時に本人へ説明していたか
2．その仕事は、本当にその職種の必須業務なのか
3．本人が対応できない理由と範囲を確認したか
4．教育、業務調整、配置変更などで雇用を続けられないか
5．会社として、今後この人を雇用するのか
特に考えていただきたいのが、5番目です。
「解雇できるか」ではありません。
会社として、今後も雇用を続ける考えがあるのか、という経営上の判断です。
例えば、主要業務には対応できるものの、一部の仕事が難しい社員がいたとします。
その仕事を除いても、採用した職務が成立するのであれば、業務分担を見直して雇用を続ける選択肢があります。
一方、その仕事が職務の中心であり、教育や指導を行っても対応が難しい。ほかの社員が引き受けると負担が大きくなり、代わりの配置先もない。
そうした会社では、雇用継続が現実的に難しいという判断もあり得ます。
中小企業に、存在しない部署や仕事まで用意することはできません。
ただ、最初から「配置転換は無理」と決めつけるのも考えものです。
一部の仕事ができないことと、採用した職務全体を担当できないことは同じではありません。
教育や指導で改善する見込みがあるのか。業務分担を変更した場合、ほかの社員への負担はどの程度なのか。その状態を会社として続けられるのか。
現実にできることと、難しいことを整理します。
なお、業務や配置の変更をどこまで検討すべきかは、雇用契約の内容、職務の限定、会社の規模、実際の業務などによって異なります。
「会社として雇用継続は難しい」と判断することと、「法律上、解雇できる」ことは別の問題です。
会社としての方針を決めたうえで、その方針が法的にも実務的にも可能なのかを確認します。
私は、この順番を大切にしています。
雇用継続が難しい場合、どんな選択肢があるのか
会社として雇用継続が難しいと判断した場合でも、直ちに解雇という結論になるわけではありません。
本人と業務内容や労働条件について協議する方法もありますし、退職勧奨によって合意退職を検討することもあります。
退職勧奨とは、会社が本人に退職を提案することです。
「解雇できないから辞表を書かせる」というものではありません。
本人には、退職勧奨に応じるかどうかを決める自由があります。
会社が雇用継続を難しいと考える理由を説明し、本人の考えも聞いたうえで、今後について話し合う。
その結果、双方が退職に合意する場合もあるでしょう。
ただし、本人が拒否しているのに繰り返し退職を迫ったり、その場で退職届を書かせようとしたりすれば、別の紛争につながりかねません。
退職勧奨の進め方や合意の有効性については、個別事情によって判断が異なるため、確認が必要です。
では、解雇の場合はどうでしょうか。
労働契約法16条では、客観的に合理的な理由がなく、社会通念上相当と認められない解雇は無効とされています。
試用期間については、最高裁の三菱樹脂事件（昭和48年12月12日判決）が参考になります。
一般的な試用期間は、判例上「解約権留保付労働契約」と整理されます。
これは、採用時には十分に判断できなかった適格性などを、実際の勤務状況から見極めるため、一定の解約権を留保するという考え方です。
試用期間中に解雇や本採用拒否を検討する場合には、採用時に知ることができず、知ることも期待できなかった事情が、その後の調査や勤務状況などから判明したのかという点も判断材料になります。
ただし、新しい事情が分かれば解雇できるという意味ではありません。
試用期間の趣旨や目的に照らして、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当と認められるかを判断することになります。
今回のような採用ミスマッチでは、会社が採用時に何を説明し、何を確認していたのかという事情も関係してきます。
「試用期間中に初めて分かったこと」なのか、それとも「採用時に確認できたはずのこと」なのか。
この違いを見落とさないようにしたいものです。
なお、「試用期間14日以内なら自由に解雇できる」という理解も誤りです。
労働基準法20条・21条に定める解雇予告制度には、試の使用期間中の労働者について一定の適用除外がありますが、これは解雇そのものが有効かどうかとは別の問題です。
また、有期労働契約の期間途中の解雇については、労働契約法17条により、やむを得ない事由がなければ認められないという制限があります。
実際に解雇を検討する際は、契約形態や就業規則、採用時の説明、本人の勤務状況などを確認したうえで、個別に判断することになります。
合意退職は、退職日だけ決めればよいわけではない
退職について双方が合意できた場合も、そこで終わりではありません。
退職日、退職日までの勤務、給与や未払金、年次有給休暇、退職理由、社会保険・雇用保険、貸与品の返却などを整理します。
必要に応じて、退職合意書も作成します。
特に注意したいのは、退職理由です。
例えば、実際には会社から退職を勧めて合意に至ったのに、書類上は単純な「本人の一身上の都合による自主退職」として処理されている。
これでは、後から本人との認識が食い違うことがあります。
退職勧奨に応じた退職は、雇用保険上の離職理由にも関係します。最終的な離職理由の判定は、ハローワークが事実関係を確認して行うものです。
また、労働基準法22条では、退職した労働者から請求があった場合の退職証明書について定めています。
退職合意書、離職票、退職証明書は、それぞれ目的が異なる書類です。記載する文言を機械的に同じにする必要はありません。
会社として気をつけたいのは、面談記録、退職合意書、給与処理、離職票、退職証明書について、実際の経緯と矛盾しない説明ができるようにしておくことです。
書類を整えること自体が目的ではありません。
後から経緯を確認したときに、会社がどのような説明を行い、本人が何に合意したのかを分かるようにしておくことです。
次の採用で、同じことを繰り返さないために
今回の社員についての対応が決まったら、会社の採用方法も振り返ってみたいものです。
求人票に「○○業務全般」と書いてあるだけで、実際に担当してもらう仕事が分かるでしょうか。
面接では、必須業務について具体的に説明しているでしょうか。
応募者に経験や対応できる範囲を確認しているでしょうか。
面接担当者と現場責任者で、求める仕事や人物像が違っていないでしょうか。
採用の現場で気になるのは、会社自身が「この人に何をしてもらうのか」を十分に共有できていないケースです。
採用担当者は幅広い仕事を任せるつもりだった。現場責任者は特定の業務を担当してもらうつもりだった。
本人は、求人票に書かれた仕事をするつもりで入社した。
これでは、入社後に認識が食い違っても不思議ではありません。
採用ミスマッチは、入社後に発生した問題のように見えて、実は採用時から始まっていることもあります。
もちろん、どれだけ丁寧に採用選考をしても、ミスマッチを完全になくすことはできません。
それでも、今回どこで認識がずれたのかを確認しておけば、次の採用に生かすことができます。
退職や解雇の話をする前に、整理しておきたいこと
試用期間中の社員について、雇用継続や退職を検討する場合、私はまず、採用時の説明と実際の業務内容を確認することから始めます。
「採用したときの話と違う」と会社が感じていても、本人には別の認識があることがあります。
どちらが正しいかを急いで決めるのではなく、求人票や面接記録、雇用契約書などを確認しながら、会社として説明できる判断材料を整理していきます。
日本経営サポート株式会社・桐生社会保険労務士事務所では、こうした採用後のミスマッチについて、労働条件の確認から、本人との面談の進め方、雇用継続や退職に関する対応方針まで、実務面を含めた労務相談に対応しています。
解雇や退職勧奨をすることが決まっていなくても構いません。
「会社として、今後どう対応するか」を考える段階からご相談いただけます。
本人に退職や解雇の話をする前に、一度、事実関係と対応方針を整理しておくとよいでしょう。
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※本記事の事例は、実務上の相談をもとに一般化したものです。実際の対応は、雇用契約、就業規則、採用時の説明、個別事情等によって異なります。
