【人事トラブル】退職勧奨に応じた社員から退職願の撤回を言ってきた
# 社員と突然連絡が取れないとき、会社はどこまで対応すべきか
## 無断欠勤・音信不通で焦らないための実務整理
今日もありがとうございます。
人事トラブルを整理する「人の専門家」
ハーレー好きの社労士、キャプテン ヒデです。
労務相談の現場では、社員の無断欠勤について相談を受けることがあります。
「昨日から出勤していません」
「電話をしても出ません」
「メールやLINEにも反応がありません」
この段階では、まだ会社としても状況が分かりません。
体調不良なのか。
本人が出勤する気をなくしているのか。
何か事故やトラブルがあったのか。
あるいは、会社に連絡しづらい事情があるのか。
理由が分からないまま、欠勤だけが続いていく。
このような場面では、経営者や総務担当者としては、当然不安になります。
特に、緊急連絡先にもつながらない場合は、現場の緊張感は一気に高まります。
「このまま放置してよいのか」
「会社として何かしなければいけないのではないか」
「退職扱いにしてよいのか」
そう考えるのは自然なことです。
ただ、この場面で一番避けたいのは、**情報がないまま結論を出してしまうこと**です。
---
## まず分けるべきなのは、確認できている事実と不明なこと
社員と連絡が取れない場合、会社の中ではどうしても焦りが出ます。
しかし、焦って判断すると、後で説明しにくい対応になってしまうことがあります。
たとえば、次のような対応です。
・本人の意思を確認しないまま、自己都合退職として処理する
・家族に対して、本人の退職意思や私生活の事情まで強く確認しようとする
・社内で「もう辞めたらしい」といった話が広がる
・連絡が取れないことを理由に、すぐ懲戒処分や退職扱いを検討する
会社として何か対応しなければ、と思う気持ちは分かります。
ただ、無断欠勤や音信不通の段階では、確認できていることと、まだ分からないことを分けて考える必要があります。
確認できているのは、たとえば次のような事実です。
・出勤予定日に出勤していない
・会社から電話をしたが応答がない
・メールやチャットに返信がない
・緊急連絡先に連絡したが、つながらない
・何月何日から欠勤が続いている
一方で、まだ分からないこともあります。
・本人が退職を希望しているか
・体調不良や事故があるのか
・会社との関係で何か問題を感じているのか
・今後出勤する意思があるのか
・家族が事情を把握しているのか
ここを混同してしまうと危険です。
「連絡が取れない」ことと、
「退職の意思がある」ことは、同じではありません。
この区別をしないまま退職処理を進めると、後日、本人から「退職するとは言っていない」と主張される可能性があります。
---
## 安否確認と退職処理を混同しない
本人と連絡が取れない場合、会社としてまず考えるべきなのは安否確認です。
出勤予定だった社員が突然来ない。
連絡も取れない。
この状況では、会社としても一定の確認は必要です。
ただし、安否確認と退職処理は分けて考える必要があります。
安否確認は、本人が無事かどうかを確認するためのものです。
一方で、退職処理は、本人の意思や就業規則上の手続きに基づいて行うものです。
この2つを混同すると、対応が乱れます。
たとえば、緊急連絡先に連絡する場合でも、
「本人と連絡が取れないため、安否確認のためにご連絡しました」
という範囲にとどめるのが基本です。
いきなり、
「本人は退職するつもりなのでしょうか」
「会社を辞めたいと言っていませんか」
「家で何か問題があるのですか」
と踏み込むと、家族との関係で別のトラブルになることがあります。
会社として確認すべきことはあります。
しかし、本人や家族の私生活に過度に踏み込む必要はありません。
---
## 連絡した記録を残しておく
このようなケースでは、会社がどのように対応したかを記録しておくことが大切です。
記録しておきたいのは、たとえば次のような内容です。
・欠勤が始まった日
・会社から本人へ連絡した日時
・連絡手段
・電話、メール、チャット、書面などの内容
・本人から返信があったかどうか
・緊急連絡先に連絡した日時
・その際に伝えた内容
・社内で誰が対応したか
後日トラブルになった場合、会社としては、
「必要な確認を行った」
「本人の意思を確認しないまま決めつけたわけではない」
「安否確認と退職処理を分けて対応した」
ということを説明できる必要があります。
逆に、記録がないと、会社としてきちんと対応したつもりでも、後から説明が難しくなります。
特に無断欠勤が続くケースでは、感情的になりやすいものです。
「もう何日も来ていない」
「連絡もない」
「会社を軽く見ているのではないか」
そう感じることもあると思います。
しかし、そういうときほど、事実を記録することが大切です。
---
## 就業規則の規定を確認する
社員が無断欠勤し、連絡が取れない場合、就業規則の確認も必要です。
会社によっては、無断欠勤が一定期間続いた場合の取り扱いを定めていることがあります。
たとえば、
・無断欠勤が続いた場合の懲戒規定
・一定期間連絡が取れない場合の自然退職規定
・休職に関する規定
・退職手続きに関する規定
などです。
ただし、規定があるからといって、すぐに機械的に処理してよいとは限りません。
規定に基づいて対応する場合でも、
・本人に連絡を試みたか
・書面で通知したか
・一定期間待ったか
・本人の状況を確認する努力をしたか
・規定の内容が実態に合っているか
といった点が問題になります。
たとえば、自然退職規定がある会社でも、本人への通知や確認をまったく行わずに退職扱いにすると、後から争いになることがあります。
就業規則は大切です。
しかし、規定だけでなく、実際にどのような手順で対応したかも重要です。
---
## 家族や緊急連絡先への連絡で注意すること
本人と連絡が取れない場合、緊急連絡先へ連絡することがあります。
この対応自体は、状況によって必要です。
ただし、ここでも注意が必要です。
緊急連絡先は、本人の安否確認や緊急時の連絡先として把握しているものです。
そのため、連絡する目的は、あくまで本人と連絡が取れないことへの確認です。
伝える内容も、必要最小限にした方がよいです。
たとえば、
「〇月〇日から出勤がなく、本人へ連絡をしていますがつながらないため、安否確認のためにご連絡しました。本人と連絡が取れるようでしたら、会社へ連絡するようお伝えいただけますでしょうか」
この程度で十分な場合が多いです。
反対に、次のような対応は慎重に考える必要があります。
・家族に本人の退職意思を確認させようとする
・家族に本人の勤務態度や社内トラブルを詳しく説明する
・本人の私生活や病状を詳しく聞き出そうとする
・家族に対して、会社の判断を押しつけるような話し方をする
家族は、会社の代理人ではありません。
また、本人の意思を家族が代わりに決められるわけでもありません。
会社として必要な確認は行いつつ、踏み込みすぎないことが大切です。
---
## 社内で憶測を広げない
社員が突然来なくなると、社内ではさまざまな憶測が出ます。
「もう辞めたんじゃないか」
「何か会社と揉めたらしい」
「メンタルの問題ではないか」
「家でトラブルがあったのではないか」
しかし、確認できていない話を社内で広げることは避けるべきです。
本人が後日出勤してくる可能性もあります。
休職になる可能性もあります。
退職になる可能性もあります。
いずれにしても、本人のプライバシーに関わる内容を社内で不用意に共有することは、別の問題につながります。
社内に伝える必要がある場合でも、
「本人と連絡が取れていないため、現在確認中です」
「業務については一時的に〇〇さんに引き継ぎます」
「詳細については、会社で確認中です」
この程度にとどめるのが無難です。
会社としては、業務を回す必要があります。
ただし、本人の事情について、確認できていないことまで説明する必要はありません。
---
## 会社がまず行うべきこと
社員と連絡が取れないときは、いきなり結論を出すのではなく、順番に整理することが大切です。
まずは、次のような対応を確認します。
1. 出勤予定日と欠勤日を確認する
2. 本人への連絡手段と連絡履歴を記録する
3. 電話、メール、チャット、書面など複数の方法で連絡を試みる
4. 緊急連絡先へは、安否確認の範囲で連絡する
5. 就業規則の無断欠勤・休職・自然退職規定を確認する
6. 必要に応じて、本人宛に書面で通知する
7. 退職扱いにする前に、本人の意思確認や規定上の手順を整理する
ここで大切なのは、会社として動かないことではありません。
必要な確認は行います。
記録も残します。
規定も確認します。
ただし、確認できていないことを決めつけない。
この姿勢が大切です。
---
## すぐに退職扱いにしない方がよい理由
無断欠勤が続くと、会社としては、
「もう来る気がないのではないか」
「退職したものとして扱ってよいのではないか」
と考えたくなることがあります。
しかし、本人の意思が確認できていない段階で、すぐに自己都合退職として処理するのは慎重に考える必要があります。
後日、本人から、
「退職するとは言っていない」
「体調不良で連絡できなかった」
「会社から一方的に退職扱いにされた」
と言われる可能性があります。
もちろん、就業規則に自然退職規定があり、必要な手順を踏んだうえで退職扱いにする場面もあります。
ただし、その場合でも、会社としてどのような確認をし、どのような通知をしたのかが重要です。
焦って処理するよりも、手順を踏んで整理した方が、結果的に会社を守ります。
---
## 結論を急がないことが、結果的に会社を守る
経営者や総務担当者は、社員の無断欠勤が続くと、早く結論を出したくなります。
現場の人員配置もあります。
業務の引き継ぎもあります。
他の社員への説明も必要です。
そのため、早く退職なのか、休職なのか、復帰なのかを決めたい。
その気持ちはよく分かります。
ただ、本人と連絡が取れない段階では、分からないことが多すぎます。
だからこそ、まずは事実確認と記録です。
会社としてやるべきことをやる。
その一方で、本人の意思や事情を決めつけない。
この順番を間違えないことが大切です。
---
## まとめ
社員と突然連絡が取れなくなった場合、会社として不安になるのは当然です。
ただし、焦って動くと、かえってトラブルを大きくすることがあります。
大切なのは、次の点です。
・確認できている事実と、不明なことを分ける
・安否確認と退職処理を混同しない
・本人への連絡記録を残す
・緊急連絡先への連絡は、必要な範囲にとどめる
・社内で憶測を広げない
・就業規則の規定を確認する
・退職扱いにする前に、手順を整理する
無断欠勤や音信不通は、会社にとって対応が難しい場面です。
しかし、難しいからこそ、焦って結論を出さないことが大切です。
「今、会社として確認すべきことは何か」
「まだ決めつけてはいけないことは何か」
この2つを分けるだけでも、対応の質は大きく変わります。
---
## ご相談について
無断欠勤や音信不通の対応は、会社ごとの就業規則、これまでの経緯、本人との連絡状況によって対応が変わります。
当事務所では、次のようなご相談に対応しています。
・無断欠勤時の対応ルールを整備したい
・自然退職規定を見直したい
・本人と連絡が取れない場合の通知文を作成したい
・家族や緊急連絡先への連絡方法を整理したい
・現場で判断できる基準を作りたい
社員と突然連絡が取れない場面では、最初の対応がとても大切です。
不安がある場合は、早めにご相談ください。
お問い合わせはこちら
[https://mbp-japan.com/tokyo/manesapo/inquiry/personal/](https://mbp-japan.com/tokyo/manesapo/inquiry/personal/)
※本記事は、実務上よくある相談をもとに一般化して整理したものです。個別事案では、就業規則やこれまでの経緯により対応が異なります。
