リスクマネジメントの目的②～経営者と会社を法的・社会的リスクから守る
「この作業は、どう進めればいいですか？」
「○○さんに聞いてください」
職場で、こんなやりとりが繰り返されていないでしょうか。経験のある人が仕事を担うのは自然なことです。しかし、手順や判断のポイントがその人の中だけにあると、周囲は自分で仕事を進めにくくなります。
属人化が効率化を妨げる理由
担当者が忙しいと、質問への回答を待つ時間が生まれます。確認が終わるまで作業を進められず、小さな待ち時間が積み重なれば、業務全体の流れも滞ります。
同じ質問に何度も答えることも、担当者の負担になります。本来の業務に集中しにくくなるうえ、質問する側も知識や経験を蓄積しづらくなります。また、担当者ごとに手順や判断が異なると、作業のばらつきやミス、やり直しが起こりやすくなります。
まずは、よくある仕事から共有する
属人化を減らすために、すべての業務を一度にマニュアル化する必要はありません。まずは、質問が多い作業や、担当者が不在だと止まりやすい業務から始めましょう。
作業の手順だけでなく、「どこを確認するのか」「迷ったときは何を基準に判断するのか」も記録しておくと、ほかの人が対応しやすくなります。作成した手順書は、実際に別の人が使ってみて、分かりにくい点を見直すことが大切です。
共有がチームの力になる
仕事の進め方を共有すれば、担当者が不在でも対応できる業務が増えます。質問や確認の待ち時間を減らせるだけでなく、担当者は改善や専門性が必要な仕事に時間を使いやすくなります。引き継ぎや新しい人の育成にも役立ちます。
「あの人にしかできない仕事」をすぐになくすのは難しくても、「あの人に聞けば分かる」状態から、「共有された情報を見れば進められる」状態へ変えていくことはできます。
知識や手順を少しずつ共有することが、無理のない業務効率化の第一歩です。
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