内部統制と管理部門の改革
業務効率化というと、何を思い浮かべますか。
作業をもっと早くする。ITツールを導入する。Excelの作業を自動化する。ペーパーレス化する……
もちろん、これらは業務効率化の大切な方法です。
しかし、その前に考えてみたいことがあります。
「そもそも、その仕事は必要なのでしょうか？」
「昔からやっている」が残っていませんか？
中小企業の現場を見ていると、「昔から続けている」という仕事に出会うことがあります。
例えば、毎月作成しているものの誰が見ているのか分からない資料。以前は必要だったけれど、今ではほとんど使われていない帳票。前任者から引き継いだまま続いている集計作業……
「なぜ、この仕事をしているのですか？」
そう尋ねると、「昔からやっているので」「前任者から引き継いだので」「念のため」といった答えが返ってくることがあります。
もちろん、本当に必要な業務もあります。ただ、明確な目的が分からないまま続いている仕事があれば、一度立ち止まってその必要性を考えてみる価値があります。
「早くする」前に「なくせないか」
10分かかる仕事を5分にする。これも立派な業務効率化です。
しかし、その10分の仕事自体をなくすことができれば、必要な時間は「0分」です。
だからこそ、業務効率化を考えるときは、
「どうすれば、この仕事を早くできるか？」
と考える前に、
「この仕事そのものをなくせないか？」
と考えてみることをお勧めします。
「やめる」こともリスク管理
ただし、「不要そうだから、すぐにやめる」ということではありません。
法令上必要な記録や、顧客との契約、安全管理、品質管理などに関わる業務は、安易に廃止すべきではありません。
大切なのは、「やめること」ではなく、本当に必要な仕事に人の時間を使うことです。
不要な業務に従業員の時間が取られれば、本来取り組むべき仕事が後回しになることもあります。そう考えると、業務効率化は単に仕事を楽にするためだけではなく、経営上のリスクを減らすことにもつながるのです。
最も効率のよい業務とは？
新しいシステムを導入する前に、一度、自社の仕事を見渡してみてください。
「その仕事は、何のためにやっているのですか？」
従業員にそう聞いてみるのもよいでしょう。
すぐに目的を答えられる仕事もあれば、「昔からやっているので……」という仕事もあるかもしれません。
後者が見つかったら、それは業務効率化のきっかけです。
「早くする」だけではなく、「やめる」という視点から自社の仕事を見直してみる。
それも、立派な業務効率化です。
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