中小企業の定時株主総会準備　☆企業法務vol.3⑪☆

こんにちは、司法書士佐井惠子です。
3月末決算会社では、定時株主総会の開催が近づいてきています。
ご担当者は、今、株主総会の開催準備で大忙しです。
佐井司法書士事務所でも、総会後の役員変更登記だけではなく、
総会前の準備から、お手伝いさせていただいています。

株主数が多く、実際に総会を開催しているある会社の場合です。
先月、会社に出向いて、総会までの日程、
この総会での議案内容などについて、説明を受けていました。
総会を前に、決算取締役会を開催しますので、
会社では、監査報告書、事業報告書、計算書類の用意をします。
私の方は、決算取締役会議事録を用意し、
招集通知と、これに同封する議案の要領を作成し、欠席する株主様のための委任状の準備をします。　
昨夜、これらを作成後、すぐにmailに添付して担当者様に送っていました。

今朝一番にmailを開くと、
昨夜、添付ファイルで送っておいた書類を早々に確認いただいたようで、
「書類送付いただき、ありがとうございます。
今朝、朝一番会長、社長に内容を確認、了承を得ることができました。
ただ、2点ほど細かいところで、訂正のお願いがあります。（以下省略）」という返信が入っていました。
経営者の皆さんは、朝のスタートが早いですね。
訂正箇所を手直しして、これで招集通知発送日に間に合いました。
打てば響くような対応をしていただいて、このスピード感は嬉しかったですね。

総会当日には、出席株主数と議決権の数の連絡をいただいて、
総会議事録を仕上げていくわけです。
総会後の取締役会議事録を用意して、
決議ご通知を作成して、最後に、役員変更登記手続きの申請をします。
会社では、期末配当金の振込をして完了です。

株主様の議決権行使を、より細かくできるようにしたいというご要望に対し、
そのために必要になる手続きの重さ、情報開示の量とのバランスを考えながら、
ご提案していきます。

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会社の定款を見直して、経営の安定化を図りたい方。
会社の株主名簿や議事録の整備を考えておられる方。
佐井司法書士事務所では、ご相談を承っております。
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ご連絡は、こちらまで(http://www.sai-shihou.jp/inquiry/index.html)

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司法書士佐井惠子
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