リスクへの基本的な向き合い方④～「受け入れる（ある程度は仕方ないと割り切る）」
一人が入力し、別の人が確認する。上司も確認し、最後に社長が目を通す――。
ミスを防ぐために、確認の回数を増やしている会社は少なくありません。確認する人が増えると安心に感じますが、その分、作業する人も確認する人も時間を使います。確認待ちで仕事が止まったり、確認が形式的になったりすることもあります。
10月9日のコラムでは、「念のため二人で確認する」ことが新たな仕事を生む例を取り上げました。今回はそこから一歩進めて、どの業務に、どの程度のチェックを置くのがよいのかを考えてみます。
確認の回数より、何を防ぐか
大切なのは、チェックの回数を増やすことそのものではありません。どんなミスを防ぎたいのか、そのミスが起きるとどのような影響があるのかを考えることです。
たとえば、間違いが起きたときに金額や取引先への影響が大きい業務では、入力内容と根拠資料を照らし合わせるなど、重要な点を確かめる手順が必要です。一方、影響が小さく、やり直しもしやすい定型業務では、毎回何人もの確認を通す必要はないのかも知れません。
すべてを同じ手順で確認するのではなく、業務の内容に応じて確認の置き方を考えることが重要です。
「誰が見るか」だけで終わらせない
確認者を増やしても、何を見るのかが曖昧なままでは、チェックが形だけになることがあります。「前の人が見たから大丈夫」と、確認の役割がぼやけてしまう可能性もあります。
確認を設けるときは、「何を防ぐためか」「どこを見れば気づけるか」「誰が確認し、記録をどう残すか」を決めておくと、チェックの意味が明確になります。大勢が全体を眺めるより、それぞれが見るポイントを絞ったほうが、問題に気づきやすい場合もあります。
重要なところに、確かなチェックを
内部統制は、確認を増やすことが目的ではありません。業務上のミスや不正を防ぎ、会社の仕事を適切に進めるための仕組みです。
だからこそ、重要な業務には必要な確認を置き、それ以外の業務は手順を簡素にする。仕事のリスクに応じてメリハリをつければ、安心と効率の両方につながります。
自社のチェックについて、「何を防ぐための確認なのか」「その確認は、今も役立っているか」と問い直してみてはいかがでしょうか。
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