我が社の株主総会議事録の記名押印は、議事録作成者だけで足りますか

2013年4月3日公開 / 2018年7月6日更新

テーマ：会社の登記

コラムカテゴリ：法律関連

こんにちは、司法書士佐井惠子です。
株主総会議事録の記名押印について、「ネットで調べたところ、議事録作成者のみで足りるようですが、
本当にそれだけで良いですか？」そんな質問をいただきました。
一般論でなく、自分の会社はどうなのか？に、お答えします。

会社法では、株主総会の議事録に、議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名が必要とされています。
押印も求められていません。
旧商法が、議長及び出席した取締役の署名（又は記名押印）を求めていたのと比べると、
随分と簡単ですね。

株主総会は、株主の面前で行われた決議の記録であるから、誤ったことは書かないでしょうだとか。
中小企業の株主総会では、そうとも言いにくいですが。

今日のお尋ねも、ご自身で、インターネットで調べた上でのものでした。
私の事務所で作成する株主総会議事録には、議長および出席取締役が記名押印するように
作成しているため、
いざ自分で作成しようとした時に、どちらが正しいか確信が持てなくなったのでしょうか。

その答えは、「御社の定款を確かめて下さい。」
株主総会議事録は、誰が署名または記名押印すると定めていますか？
例え、会社法の条文が、議事録作成者のみで足りるとあっても、
定款で、それと違う定め方をしている場合には、その定款に従う必要があります。

私どもでは、会社法に対応する定款に変更するという場面で、
議長と出席した取締役の記名押印を求める定款変更を行ってきました。
その方が、中小企業においては、証拠価値の高い議事録となると考えるからです。
司法書士の仕事は、紛争の予防につきると考えますが、
不運にもそれができなかったとしても、後々のトラブルにも耐えうる議事録や関係書類を作成することで、
喜んでいただきたいと思っています。

今回のお尋ねは、六法でも、ネットでもなく、
お手元の定款を確かめることで、あっという間に正解が見つけ出されました。
会社法と違った定めがある場合、定款が優先されるケースでした。

取締役会議事録についての関連記事もご覧ください。
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笑顔の和が広がりますように

司法書士佐井惠子
http://sai-shihou.jp