【脱・だらだら会議】議題を共有することの意味とその方法

議題の共有をしない会議は、糸の切れた凧と同じ

みなさん、「会議の大テーマ（○○について話し合う）」は知っているけれど、
その進行順は「進行役のみぞ知る」という会議に出席されたことはありませんか。

これまでのコラムで、会議でもミーティングでも、
①目的の共有、②目標の共有、③方法の共有が必要だという話は述べてきました。
（参考リンク：社内会議・プロジェクト開始時に共有すべき3つのこと(1)目的、社内会議・プロジェクト開始時に共有すべき3つのこと(2)目標、社内会議・プロジェクト開始時に共有すべき3つのこと(3)方法）

会議を始めるときにはこの3つを共有することが大切ですが、
③方法のひとつである「議題の共有」について、今日は少し掘り下げていきます。

そもそも、「議題」とは何のために必要なのでしょか。
会議の進行役だけが知っていたとしたら、どんな問題があるのでしょうか。

その理由は2つです。

1つは、「安心感」です。

どこか旅に出るとき、
「○○に行くからとりあえず車に乗って！」と言われるより、
どうやっていくのか、どんな道をたどるのかを共有することで、
参加者は安心することが出来ます。

当然、「道順なんて興味が無い」という方もいらっしゃいますが、全員ではありません。
道順（どのような内容の話し合いをするのか）を聞いて
安心する人が例え一人でもいるのであれば、共有することで「会議の質」が高まります。

もう1つは、「計画性」です。

こちらは、「進行役」の方にとっての意味合いです。
進行役のアタマの中にだけ「大よその議題」がある状態で進める会議と、
参加者全員がしっかりと「議題」を共有した中で進める会議、どのように違うでしょう。

参加者の意識も違うことはもちろんのこと、
進行役としても「決められた議題に則って進めよう」という意識が芽生えます。
そうなると、不思議なもので自然と
「事前にしっかりと会議の流れの組み立てをしよう」という心理が働きます。

つまり、「進行内容を進行役しか知らない」という場面においては、
「何となく進めれば出来るだろう」と思いがちですが、
「全員に共有する」となると、それ相応の準備を進めるというわけです。

もし、進行役自身が「何となく」会議を進めたら…
それは、糸の切れた凧のように、どこに飛んでいくか分かりません。

参加者にとっても、進行役にとっても意味のある「議題」。
それでは、どんなことをあらかじめ決め、どこまで共有すべきなのでしょうか。

共有する議題の作り方と、完成後のチェック方法

議題とは、「何を話し合うか」です。
例えば、「朝礼」といっても、いきなりスケジュール確認はしませんよね。

あるいは、新商品開発会議をすると一口にいっても、
新商品の性能を話し合うのか、スケジュールなのか、
役割分担なのか、何を話し合うかは分かりません。

それらを、「進行役も参加者も」認識しながら進めるということです。

いくつか例を出してみましょう。

（例1）定例朝礼
・挨拶「おはようございます」
・今日のスケジュール確認
・今日の来客確認
・1分スピーチ
・挨拶「今日も一日がんばりましょう」

（例2）就業規則作成プロジェクトミーティング
・挨拶「こんにちは」
・チェックイン（参考URL：　（リンク））
・目的、目標、方法、議題確認
・ワーク「就業規則は何のため？」
・今日のまとめと次回までにやること確認
・挨拶「ありがとうございました」

最低限、上記の内容を共有しましょう。
大よそではありますが
「今日はどんな内容を取り上げるのか」ということが分かると思います。

もし「この内容で大丈夫かな？」と思ったら、
参加者の一人、あるいはまったく別の人に見せて
「大体イメージつく？」と確認してみましょう。

なお、その会議・ミーティングが30分を超えるようであれば、
タイムスケジュール（各議題に何分ほど使う予定か）も共有しておくと、
さらにスムーズに進みます。

人は「消しこむこと」で達成感を感じる

ここからは、弊社で研修や人事プロジェクトミーティングを
行う際に実際に取り組んでいる「ひと工夫」をお伝えします。

1．「議題」の明確化
これは、常に議題が確認できる状況にするという意味です。

例えば、パワーポイント（スライド）で議題を共有しても、
次のスライドにめくると議題が無くなってしまいます。

そのため、ホワイトボードの左側に議題を書く、
A3ほどの紙に印刷しておいて壁に貼るなどをします。

参加者が「次、何をするのかな」と思った時に確認できる状態にあることで、
「現在の議論」に集中できるようにするためです。

なお、どうしても書けない・貼れない場合は、
配布レジュメに書いておく場合もありますが、
出来れば「全員で」確認できるのがベターです。

2．「終わったこと」の見える化
例えば、議題をホワイトボードに書きだしていた場合、
各議題が終わったら、赤いホワイトボードマーカーで「消しこみ」ます。

「仕事のタスク」と同じ。
目的は2つ。
終わると赤いペンで消していくと達成感が感じられるということ。

もう1つは、「次のステップに進む」という気持ちになるためです。

時に「何となく次の議題にうつっている？」
「あれ、今の議論はどうなったの？」と感じる会議に出席することがあります。

それでは、せっかくの議論が台無しです。

全員で議題を共有したうえで、
「今の話は○○でした、では次に行きましょう」と認識すると、一気に場が締まります。

■まとめ

今回は、「議題」の共有について見てきました。

ポイントをまとめておきます。
1．議題を共有するのは「参加者」にとっても「進行役」にとっても価値のあること
2．議題を作ったら、第三者にチェックしてもらうこと
3．30分以上の会議は、タイムスケジュールもあわせて共有すること
4．議題は参加者みなが見える工夫をし、各議題が終わったら赤ペンで消しこむこと

議題を共有するのは、とっても簡単なことですが、
つい怠って「みんなわかっているだろう」と進めてしまいがちです。

しかし、みんな（参加者）は「分かっていません」。
それを肝に銘じて、多少手間がかかっても、
議題を明確にして、共有するステップを必ず踏むようにしましょう。

議題を共有するだけで、必ず会議の生産性・質があがりますから！