就業規則をGemini Notebookに入れて聞く｜社内の質問に資料から答える

社員から総務に「慶弔休暇は何日ですか」「交通費の申請はいつまでですか」と、同じ質問が何度も届きます。答えは就業規則や社内の手引きに書いてあるのに、そのたびに探すので、ほかの仕事の手が止まります。

以前のコラム「AIの答えをうのみにしない｜間違いを確かめるには、出どころを開く」では、AIにウェブで調べてもらった答えは、出どころのページを開いて確かめる、と書きました。今回は、その出どころを、先にこちらで決めておくやり方です。

結論から書きます。決まった資料の中から答えてほしいときは、Googleの「Gemini Notebook（旧NotebookLM）」がおすすめです。資料を入れて聞き、答えに付く印（資料の元の箇所を示す目印）を押して、その箇所を見てから答えを使います。答えの元を、入れた資料に決めておけるからです。

1. Gemini Notebookは、入れた資料を元に答える

Gemini Notebookは、2026年7月にNotebookLMから名前が変わった、GoogleのAIです。資料をまとめて入れた1冊を「ノートブック」と呼びます。
出典：Google 公式ブログ「NotebookLM is now Gemini Notebook」（2026年7月16日）https://blog.google/innovation-and-ai/products/gemini-notebook/notebooklm-gemini-notebook/

ヘルプには、チャットの答えは、入れた資料（ソース）に含まれるデータを使う、と書かれています。就業規則を入れたノートブックは、その範囲で社員の質問に答える「AI総務」のような係になります。ただ、同じヘルプには、ウェブを調べる機能（試験中）があることや、不正確な答えを出すことがあることも書かれています。
出典：NotebookLM ヘルプ「Gemini Notebook でチャットを使用する」https://support.google.com/gemininotebook/answer/16179559?hl=ja

Geminiアプリから同じノートブックを開いて聞くと、ウェブ検索も使って答えることがあります。資料から答えてほしいときは、Gemini Notebookの画面で聞き、答えの元を開いて確かめます。
出典：Gemini アプリ ヘルプ「Gemini アプリのノートブックでプロジェクトを整理する」https://support.google.com/gemini/answer/16972047?hl=ja

2. 入れるのは、いま使っている版の資料だけ

パソコンで notebook.google.com を開き、［ノートブックを新規作成］を押して、資料を選びます。PDFやWord、Googleドキュメント、貼り付けた文などを入れられます。新旧の手引きを両方入れると、どちらの決まりの答えか分かりにくくなります。パソコンから入れたファイルは写しなので、規則を改めたら古いほうを一覧から削除して入れ直します。Googleドライブから入れた資料は、元のファイルを直すと自動で新しくなります。
出典：NotebookLM ヘルプ「ノートブックの新しいソースを追加または検索する」https://support.google.com/gemininotebook/answer/16215270?hl=ja

3. 答えに付く印を押して、元の文を見る

答えの文には、資料のどこから引いたかを示す印（ヘルプでは「引用」）が付き、選ぶと資料のその箇所に移って前後を確かめられます。日数や締め切りのように間違えたら困る答えは、印を押して、就業規則のその条文を見てから伝えます。
出典：NotebookLM ヘルプ「Gemini Notebook でチャットを使用する」https://support.google.com/gemininotebook/answer/16179559?hl=ja

4. 共有すると、入れた資料はすべて相手に見える

社員にも使ってもらうなら、［共有］から「閲覧者」として共有します。「編集者」だと、資料を消せてしまいます。閲覧者は、すべての資料とメモを読めます。チャットの画面だけのリンクにしても、資料にたどり着けることがあります。給与の表や、個人の名前が入った資料は入れず、みんなに見せてよい資料だけで1冊作ります。
出典：NotebookLM ヘルプ「Gemini Notebook でノートブックを作成する」https://support.google.com/gemininotebook/answer/16206563?hl=ja

お客様向けの窓口にするなら、一般公開もできます。開く人はGoogleアカウントが要り、資料も開ける場合があるので、外に出してよい資料だけを入れます。
出典：NotebookLM ヘルプ「Gemini Notebook で公開ノートブックとおすすめノートブックを利用する」https://support.google.com/gemininotebook/answer/16322204?hl=ja

個人のGoogleアカウントで使うときは、答えの高評価・低評価のボタンは押しません。押すと、入れた資料も含めてGoogleに送られ、人が確かめることがあります。
出典：NotebookLM ヘルプ「Gemini Notebook のプライバシーと利用規約」https://support.google.com/gemininotebook/answer/17004255?hl=ja

まとめ

• 決まった資料の中から答えてほしいときは、Gemini Notebookがおすすめ。資料を入れて聞く
• 入れるのはいま使っている版だけ。答えの印を押して元の文を見る
• 閲覧者で共有すると資料はすべて見える。見せてよい資料だけで作る

資料の場所を教えれば済む質問に、AIは要りません。それでも残る質問は、総務の担当がノートブックに聞きます。答えに付く印を押すと就業規則の条文が開くので、確かめてから社員に答えられます。規則を探す手間が減ります。