紙の表をGeminiで電子化｜スキャナーなし、スマホだけ。一緒にやって20分

知り合いの歯科医院のスタッフの方から、相談を受けました。紙の資料を電子化したい、という内容です。現場に紙はある。でも、その元になった電子データがどこにもない。作り直すなら、一から打ち込むしかありません。

結論から書きます。紙の表データは、スマホで撮ってGeminiに渡せば、スプレッドシートのたたき台になります。 今回はスマホ1つで、20分ほどで終わりました。ただし、撮る前と、できた後に、人がやることが1つずつあります。

撮る前に、中身を確かめる

最初にやったのは、紙の内容の確認です。個人情報や、外に出せない情報が書かれていないか。AIに写真を渡すということは、その中身をAIのサービスに預けるということです。

今回は、どちらも含まれていませんでした。だから次に進みました。含まれていたら、そのまま撮って渡すことはしません。

手順は4つ

1. スマホのカメラで、紙全体を撮る
2. スマホでGeminiを開く
3. 撮った写真を追加して、「添付画像を参照し、Googleスプレッドシートを作成して」と指示する
4. できたスプレッドシートと紙を見比べて、直す

紙の内容が表の形で書かれていたので、表のままスプレッドシートにしてもらいました。今回は、スマホのカメラのみで、スキャナーは使っていません。

いちばん大事なのは、最後の見比べ

4つ目が大事です。できたスプレッドシートを、紙と見比べました。直したのは2種類です。間違って取り込まれている箇所と、この機会に内容そのものを見直したい箇所です。

AIが作るのは、たたき台です。AIが出したものは、最後に必ず人が確かめます。それでも、一から打ち込むより、ずっと短い時間で終わります。

保管はPDFで

スタッフの方から、「PDFで保管しておきたい」という要望がありました。そこで、PDFの形で保存する方法もお伝えしました。直したいときはスプレッドシートを、保管用にはPDFを。ここまで、すべてスマホの中で済みました。

作業のあと、「スマホだけでここまでできるんですね。AIがたたき台を作成してくれて、短時間で作成できて、助かりました」と言っていただきました。

まとめ

• 撮る前に、個人情報や機密情報が含まれていないかを確かめる
• スマホで撮ってGeminiに渡す。「添付画像を参照し、Googleスプレッドシートを作成して」
• できたものは、紙と見比べて人が直す。AIが作るのはたたき台

紙で仕事を回している会社は、まだまだ多いと思います。スキャナーがなくても、スマホのカメラで十分です。元のデータがない紙が1枚あれば、まずはそこから。撮る前に、中身を確かめることだけは忘れずに。