人手不足の会社が、AIやITに任せられる仕事の見つけ方｜人を増やす前にできること

求人を出しても、人が来ない。いる人は、目の前の仕事で手いっぱい。新しいことを始めたくても、その時間が無い。人手が足りないとき、まず考えるのは「人を増やす」ですが、それが難しいから困っているのだと思います。

結論から書きます。人を増やす前に、AIやITサービスに任せられる仕事は任せて、人の時間を空けることをお勧めします。 ただし、任せる前にやることが1つあります。やめられる仕事を、先に探すことです。

やめられる仕事は、先に外しておく

やめられる仕事の探し方は、以前のコラム「業務の棚卸しのやり方」に書きました。今回はその続きです。やめられないと分かった仕事の中から、AIやITサービスに任せられるものを見分けます。

人手が足りない会社ほど、全部を一度に任せたくなります。でも、任せる仕事を1つずつ選んだほうが、結果として早く楽になります。

任せやすい仕事には、形があります

毎回同じ手順で進む。入力するものと出てくるものが決まっている。急がない。間違いがあっても、人が後で直せる。この4つがそろう仕事は、任せやすい仕事です。

たとえば、案内文の下書き。申し込みの受付とお知らせ。終わったあとのアンケートの集計。毎回おなじことを繰り返す部分です。逆に、任せにくい仕事もあります。相手ごとに判断が変わるもの。間違えたときに、取り返しがつかないもの。相手の顔を見て決めること、人が集まる場をつくること。ここは、人が持ったままにします。

任せたあと、人は何をするか

任せて終わりではありません。空いた時間を何に使うかまで決めて、はじめて任せた意味が出ます。私が使ってほしいと思っているのは、新しい仕事の開拓や、社員同士がつながる時間です。

空いた時間の使い道を先に決めておくと、任せる仕事も決めやすくなります。

道具は、すでにあるもので足りることが多い

任せる先を決めるとき、最初に見るのは、いま毎月払っているサービスです。メールや表計算のサービスに、文章の下書きや集計を手伝う機能が、すでに付いていることがあります。新しく作るのは、それでも足りないときだけ。開発は最後の手段です。

まとめ

• 任せる前に、やめられる仕事を探す
• 任せやすい仕事の形は4つ。毎回同じ手順・入力と出力が決まっている・急がない・後で人が直せる
• 空いた時間の使い道を先に決める。道具は、すでにあるもので足りることが多い

人を増やすのが難しいなら、人にしかできない仕事に、人の時間を戻す。宮崎の会社でも、任せる仕事を1つ見つけるところから始められます。