業務の棚卸しのやり方｜やめる・変える・道具を入れる、の3つに分ける

ここで大事なのは、理想の流れではなく、いま実際にやっている流れを書くことです。私も、最初に伺うのは仕事の中身です。何を入れたいか、ではありません。

2. やめられる仕事を探す

書き出した仕事を1つずつ、「誰が、何のために見ているか」で確かめます。「前任者の頃から続いているが、今は誰も見ていない」と分かれば、やめられます。やめてしまえるなら、それがいちばん安くて速い。

やめる判断は、現場の人だけでは決めにくいものです。「前から続いているから」が理由なら、やめていいと言うのは社長の仕事です。

やめられないと分かった仕事だけが、次に残ります。

3. やり方を変えれば済む仕事を探す

次に見るのは、順番・担当・回数です。同じ数字を2か所に入力している。確認のあとに、もう一度同じ確認がある。月に1回でよいものを、毎週やっている。こういう仕事は、道具を入れなくても、やり方を変えるだけで軽くなります。

業務の流れを整理するだけで解決することは珍しくありません。

4. 道具を入れるのは、残った仕事だけ

ここまでやって残った仕事が、道具を入れる候補です。それも、新しく買う前に、すでに契約しているサービスの機能で足りないかを見ます。どうしても足りない部分だけ、AIや業務システムを使います。

「AIが良いのは分かっている。でも、うちの会社は何から始めればいいのか」。講座や勉強会でよく聞く声です。道具の名前は知っていても、自分の会社のどの仕事に当てはめるかが見えない。棚卸しの紙があれば、その「当てはめる先」が見えます。

棚卸しは、1回で終わりません

業務改善に終わりはないと思っています。一度直して終わりではなく、計画して、やってみて、結果を見て、また直す。作って渡して終わりにすると、結局使われずに元に戻ってしまいます。だから、棚卸しの紙は捨てずに、3か月後にもう一度見てください。

まとめ

• 仕事をやっている順に書き出す。理想ではなく、いまの流れを
• やめる・変える・道具を入れる、の3つに分ける。道具は最後
• 3か月後にもう一度見る。業務改善に終わりはない

宮崎の会社でも、県外の会社でも、この順番は変わりません。私は作る技術があるからこそ、作らずに済む方法があるなら、そちらを勧めます。