英文ビジネスメール・ミニレッスン 「突然メールを差し上げます」
ビジネスメールを英語で書く際、まず件名をどうするかでお悩みの方は多いと思います。ライティングコースで受講生の方と練習していますと、件名がやはり難しいと多くの方が言われます。そこで今日はもう少し詳しく、呼んでもらうための上手な件名の書き方をお伝えします。
良い件名を書くための３つの条件
多数ある受信メールの中から削除されずにいち早く読んでもらうために、件名をどう書くかは重要です。良く書かれた件名であれば、内容がそれだけで見て取れます。受信者の手間を省くことができますし、早く読んでもらえれば送信者の仕事の能率アップにつながります。そのためには次のようなことが必要です。
1．動詞（またはその派生語）を入れること
2．短く書く。冠詞などは省略してかまわない
3．単語数は7～8語が適切
良い件名の例
それでは、具体的に良い件名の例を見てみましょう。
●Updated schedule for April 10 meeting 「4月10日の会議のスケジュール変更」
●Need you to do presentation at trade show 「見本市でプレゼンテーションをしてもらいたい」
●Shipment delayed 3 days due to typhoon 「台風のため、発送に3日の遅れ」
●Vacation request for May 1 – 7 「5月1日から7日までの休暇願い」
●New procedure for order placements 「発注に関する新しい手順」
●Change of contact person notification 「担当者変更のお知らせ」
●Review agenda for project team meeting 「プロジェクトチーム会議のアジェンダ再考」
このように、わずか5～8語でもここまで内容が伝えられるのです。
件名を英語で考える練習
では、実際に件名を考えてみましょう。次のような状況でのメールに、件名は何と書けばよいでしょう？
1. 3月20日に会議のためにニューヨーク支店へ行く。旅行社に当たってみたが、あまり感じが良くないので、そちらでホテルの手配をお願いしたい。
2. ついに我が社の新製品の情報が入ったという緊急の知らせ。価格表は追って知らせる。
3. 商品番号2341の到着を待っているのだが、注文から1週間たったのにまだ届かない。遅延の説明もないので、至急に連絡がほしい。
4. 取締役会でのプレゼンで必要なので、間に合うように下四半期の数字をデータを明日の朝までにもらいたい。
5. 新製品の製造ラインを検査するために、御社の工場を来週訪問したい。都合を聞かせてほしい。
是非、トライしてみてくださいね。答えは次回に！
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