英文メールミニレッスン～Ｈｉ John, は許される？
ビジネスメールを英語で書くとき、日本語で文章を組み立ててから考える方は多いと思います。英語で考えて英語で書くほうがよい、と本などには書いてありますが、なかなかむずかしいものです。仕事上の大切なメールであれば、日本語で要件をメモしておき、それに沿って書く方が間違いないと私(副校長の三宮)は思っています。その際にいくつか気をつけなくてはならない点がありますので、今日はそれをお伝えします。
時候の挨拶はいらない
「朝夕は随分と涼しくなってまいりました。学会でお会いして以来ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか。」
ビジネスメールでは時候の挨拶を書かなくてよいとされています。若い人たちは慣れているでしょうが、私も含めてある程度の年齢の人たちは、単刀直入に用件だけを述べるのはどうも失礼なのでは、と思いがちです。しかし、英語では全く必要ありません。それどころか逆効果になってしまいがちです。あえて英訳するならば、こうでしょうか。
"It is getting a lot cooler in the evenings. I am wondering how you are doing, as it has been a while since we last met at the conference."
外国人がこれを受け取った場合「こんな風に前置きをするなんて、何か悪い知らせなのだろうか」と思うようです。忙しい人に読んでもらうためには、このような出だしは不要でしょう。
最初の一文
「いつも大変お世話になっております。」
日本人の場合、ビジネスの相手へのメールはほとんどこれで始めると言っても過言ではないでしょう。相手が得意先の場合など、もう一段丁寧な表現もよく使われますね。
「平素は格別のお引き立てを賜わり、厚くお礼を申し上げます。」
上にあるような時候の挨拶はぬきにしても、これは欠かせないはずです。ところがこれがとても英語にしにくいのです。そもそも、日本語自体があいまいで意味があってないようなものです。誰が誰の何についてお世話になっているのかが明確ではありませんし、詳しく述べる必要もないのです。
あえて英語にしてみると
"We are always grateful for your consistant support."
これでは「はて、一体そんなに言われるほどの何をしてあげただろう？」と相手が思ってしまいます。
書き出しで相手が身構えることがないよう、さらりと始めます。
"I am writing to.....（目的を入れる）"
よく知っている相手に、久しぶりに書くのであれば上記の文章の前にこれを入れてもかまいません。
"I hope this finds you well. / I hope everything is fine with you."
相手のメールに対する返信なら、
"Thank you for your email." で始めます。
一文を短く
たとえば、自社製品の価格変更の通知をするという設定で、次の文章があるとします。
「当社では価格維持のため、諸経費の削減や製造の合理化を図るなどの努力を重ねてまいりました。
しかしながら、もはやこうした自助努力では吸収できない状況となり、誠に不本意ながら、値上げを決定した次第です。」
日本語では、悪い知らせを伝えるこのような場合に短い文章を羅列すると、ぶっきらぼうになり、失礼な印象を与えかねません。しかし、これをそのまま英語にするとなると、大変です。
"We have been working hard in our company to maintain current prices by reducing various costs and streamlining manufacturing. However, the situation has become such that these self-help efforts are no longer effective. Therefore it is indeed regrettable that we have determined to increase the price of our TV."
とにかく、長すぎます。これは日本語でもそうですが、ビジネスメールは、改行を頻繁に入れて縦長の形にするほうが読みやすいのです。そのため、一文はできるだけ短くします。関係代名詞や接続詞を使って長文を書くのは避け、二文に分けます。また、あまりくどくど長く説明すると「何か裏があるのではないか」という印象を与えてしまうこともあります。
この状況では「生産にかかるコスト増大のため、残念ながら値上げをせざるを得ない」という点だけを簡潔に述べます。
"Due to continuing increases in production costs,
we regrettably will have to raise the price of our TV."
結びの句
「お忙しい中、お手数をおかけいたしますが、なにとぞよろしくお願い申し上げます。」
この「よろしくお願いする」という表現も英語訳が不可能な例の一つです。前半の丁寧表現"I am sorry to bother you ..."は不要です。英語では"Thank you."の一言でかまいません。
「今後ともお付き合いいただけますよう、よろしくお願い申し上げます。」
これからの取引についてよろしくお願いしたい場合は、次のように書くといいでしょう。
"We look forward to serving you again in the future."
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