英文メールミニレッスン～Ｈｉ John, は許される？

英文ビジネスメールの書き出し方

ビジネスメールで相手を何と呼べばいいのか、は外国人とのやり取りで最も困ることの一つだと思います。日本の文化では仕事上の付き合いで相手をファーストネームで呼ぶことは非常に稀です。特に、社外の人、また社内でも他の支店や本店の人に対してはそういう事はまずありません。ですから英語で、特に初めてメールを書く相手ならば、おそらく次のような疑問が書き出しの瞬間から沸いて出るのではないでしょうか。

◆　"Hi"でメールを始めていいのか？
◆　"Hello" なのか"Dear"なのか？
◆　その後に続けるのはファーストネームか、それとも苗字なのか？
◆　肩書きをつけるのか、それとも Mr./Ms.なのか？
◆　相手の性別がわからない時はどうするのか？

私自身もよく迷います。と言うのも、世界中に「正しいビジネスメールの始め方」のような基準は存在しないからです。相手の国籍、職業、学歴、年齢、性別などあらゆる条件によって、何が最も受けいれられるのかは違ってきます。実は、ネイティブスピーカー達でさえ "Hi" はビジネスメールの書き出しとして適切かどうか決めかねているのです。ここに正反対の意見をご紹介します。

Hi は適切かどうか

"Hi” have no place in business communications. They are simply too chatty and colloquial.
「Hiは全く会話調なのでビジネスでは出番なし。」

"Hi" works well when writing to people with whom you're very familiar.
「Hiは、とてもよく知っている人に書くときなら良い」

I almost always write “Hi” in my e-mail correspondence to people I don’t know.　"Hi,” followed by the person’s name, has been on the rise for some time, and is considered standard in many situations.
「知らない人にメールを書くときでも、私はいつもHiを使う。Hiの後に名前を続けるのはここしばらくの傾向で、多くの状況で標準とみなされる」（あるジャーナリスト）

このように賛否は分かれるのですが、グレン社長も私もHiはビジネスメールでは不適切、と言う点で意見が一致しています。Hiを使わないなら、どうすればいいのでしょうか。

Hi に代わる書き出し

Though many people now see “Dear” as outmoded, it is a failsafe fall-back, and “Hello,” followed by the person’s name, is also acceptable. 「多くの人が"Dear"は時代遅れと思っているが、無難ではある。"Hello"にファーストネームを続けるのもあり」（前出のジャーナリスト）

Open business emails with phrases like “Dear Ms. Finch,” or “Greetings,” which are polite without being too familiar. If the addressee is someone you know well, it’s also acceptable to open by saying “Dear Bob.”
「"Dear Ms. Finch" やGreetingsをビジネスメールの書き出しとして使いなさい。礼儀正しく、なれなれしくならない。よく知っている相手なら"Dear Bob"で始める事も許容範囲内である」（ビジネスメールマナーブック）

"Eighty percent of the people I know will not do business with someone who starts an e-mail with their first name, because they don’t feel like they are being respected.” 「私の知人の8割は、ファーストネームでメールを始めるような人間とはビジネスはしないと言っている。尊敬の念が感じられないからだそうだ」（あるコンサルタント）

やはり、面識がない相手の場合はいきなりファーストネームにはしないのが普通でしょう。相手が"You can call me by my first name." 「ファーストネームで呼んでください」と言って来て初めてそうすると言うのが普通です。わからない間は、相手に合わせておけば無難です。相手の返事に "Dear Takeshi"とあれば、こちらも "Dear Jane"と返せばいいのです。相手が"Dear Mr. Yamada"と書いてくれば、こちらも"Dear Ms. Smith"とします。

残りの疑問については次回に！http://mbp-japan.com/hyogo/kobebs/column/35170/

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