コミュニケーション能力を高める(1)

前回までで、コミュニケーションの障害となる要因を7つに分けてお伝えしました。今日はその解決方法についてです。職場だけでなく、家庭や学校でも、コミュニケーション能力を高めるためにトライしてみてください。

1.　相手の立場に立って考える
コミュニケーションとは、自分を理解してもらうためのもので自分に賛同してもらうためのものではありません。共感とは、他人の目線で物事を見る能力を言います。相手に共感するようにすれば、わかってもらえたという安心感から、意思の疎通がうまくいくようになります。共感を持てば信頼関係が築かれるので、それがコミュニケーションをうまく取ることにつながります。

2.　主張ははっきりダイレクトに
英語では、主張するときは理由とともにはっきり意見を出しましょう。受身で控えめにするのは良くありません。日本人の感覚では、あまりダイレクトに言うと攻撃的だと誤解されるのではないかと思う人が多いようです。しかし実際はその方がメッセージがはっきり伝わります。次の例を見てください。

使える予算がまだ残っているかわからないけれども新しいコピー機が是非とも必要な時
◆悪い例 “Do you think there might be some money left in the budget? If there is can you let me know? I think we need a new copy machine.”
「予算にまだ余裕はありますか。もしそうなら、教えてください。新しいコピー機が必要だと思いますので」
◆良い例　"We have an urgent need for a high speed color copier. Using the document center is costing us time and productivity. So I am submitting a request for a high speed copier.”
「高速のカラーコピー機が至急に必要です。ドキュメントセンターをいちいち使っていたのでは時間と生産性が落ちます。ですから、高速コピー機の要求書を提出します」

3.　きちんと向かい合う
他人と話していて、時に言葉と態度や表情が一致しないことがあります。口では「大丈夫です」と言っているのに明らかに具合が良くなさそうだ、などと言うのは良く見られる例でしょう。この矛盾に気がつかなければ正しい情報は得られません。そこで相手と向かい合って言葉で得られる以外の情報を探り出すことが重要です。例えば新しいプロジェクトの進捗状況が気になる上司が、部下の机が山積みの書類で乱雑になっているのを見て
Manager “How is Project X going?”
Team Member: “Everything is going fine”
Manager: “Is it really? I notice there is a lot of unfinished work on your desk and you are looking a little stressed.”
このように正しく部下の状態を見ることができれば「実は・・」と部下の方から問題を打ち明けられるかもしれません。言葉だけを鵜呑みにしていると、実際の状況に気づかないこともあります。

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