英文ビジネスメール・ミニレッスン 「突然メールを差し上げます」
アポイントを取っていたのに、仕事などやむを得ない事情により、都合がつかなくなってしまうことがあります。そんな時はお詫びとともに、約束の日時の変更をできるだけ早く、先方にお願いしなくてはなりません。次の手順でメールを書いていきます。
1．当初の予定を述べる
"I was going to visit you at your Ohtemachi office on Monday 16th, but..."
「16日月曜日に大手町オフィスに伺う予定でしたが・・・」
＊be going to を過去形にすると「～する予定でした」になり、結果としてやらない時に使います。
Ex. "He was going to take TOEIC test last Sunday." 「彼は先週の日曜、TOEICテストを受けるつもりだった」
2．事情を書くかどうか
"I'm afraid I cannot make it." 「残念ながら、行けなくなってしまいました」
＊この表現は万能に使えますので便利です。"I'm afraid ~" は「あいにく」の意味を含みます。"make it" は、会合などに間に合う、たどり着く、（どうにか）到着する、などの意味合いで日常的に非常によく使います。"I made it!" だと「うまくできた！やった！」と言う意味になります。
"I'm afraid/I'm sorry I won't be able to keep our appointment."
＊基本的には、上の表現と同じ内容を伝えるのですが、こちらの方がより丁寧です。
"I'm sorry but something urgent/unexpected came up and..."「申し訳ありませんが、急用/予期せぬ用事ができまして」
＊事情を細かく書かないにしろ、この程度は理由として書くことが多いでしょう。あとに上の表現を続ければ、自然な流れになります。
3．日時の変更を打診する
"Would it be possible to change the date?" 「日にちを変更していただくことは可能でしょうか」
"Could I reschedule our appointment to this Friday?"「今週の金曜にお約束を変更していただけないでしょうか」
"Would you mind meeting at 3pm instead of 1pm?"「午後1時ではなく、3時にしていただいてもよろしいでしょうか」
＊次の約束を取り付けるための表現です。すぐの予定が取れそうにないときは、次のように書きます。
"I'm afraid I have to postpone our appointment." 「残念ながらお約束を延期しなくてはならなくなりました」
"Could we meet at another time?" 「お会いするのはまたの機会にしていただけないでしょうか」
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