なぜ私用メールアドレスは問題になるのか、事例で分かるその問題点とは？

セキュリティー面以外にも重大な問題がある

●先日、ケネディー駐日大使がプライベートアドレスを公務に使用していたとして問題になりました。

●それ以前にもアメリカのクリントン国務長官も同じ問題を指摘されて、大きな問題になっています。

●プライベートアドレスを公務に使用することの何がいけないのでしょうか？

●通常、公務で使用するメールアドレスは専用のメールサーバで回線の暗号化などのセキュリティー対策がなされていて、適切に運用・保守管理がされています。そのためセキュリティー上きわめて安全性が高くなっています。しかし、プライベートアドレスの場合使用する回線経路は暗号化されていない、メールサーバの保守管理が出来ていないこともあり、セキュリティーについてどこまで安全対策がなされているか不明です。

●このような管理されていないアドレスを使用したために、一国の重要人物のメール通信内容が漏れる危険性があったということが問題視されているのです。

●しかし、実はそれ以外にも問題点があります。実際にサポート事例であった事実で浮かび上がる問題について、別の視点から検証したいと思います。

●これは、公務についている人だけの問題ではなく一般の企業や団体などでも共通する問題です。VIPだけではなく一般の社員、職員の方にも大きく関係する話です。

個人利用と公的利用、分けないで大問題に発展した例

●会社や団体などでは独自に"ドメイン"を取得していて、メールアドレスも各部署の人員には管理者からそのドメイン名の入ったそれぞれ固有のIDが割り当てられます。



●しかし、このドメインのアドレスですが社員や職員に個別に割り当てられたからといっても、このアドレスを使用して個人的に通販に利用したり、友人、知人とメールをやり取りすることは大きな問題です。セキュリティー上の問題は当然ですが、そのドメインを使ってやり取りしたメールは、たとえ割り当てられた個別のアドレスだといっても個人の所有物ではなく、厳密に言えばその会社なり団体のもの。それを使ってやり取りしたメールは即ち、そのドメインを所有している組織からの公式メールといっても良いからです。

●個人的な発言や内容であるはずが、会社や組織の見解、発言と見なされる可能性が出てきます。

●これまでも、相談事例でそのような事が原因で起きたトラブルが何度もありました。

メールアドレスの不適切使用によるトラブル事例

●ある公務についている人がオークションで個人的に購入するため連絡用に使っていたアドレスが、所属している公共団体ドメインの個別割り当てアドレスでした。落札した商品のことで相手とトラブルになった際に、相手がドメインを調べたところ所属している団体がどこであるか突き止められてしまいました。相手はさらに、送受信の時間帯が勤務時間内であることを問題視して、その団体の上部に通報されて、オークションどころではなくなてしまったというケースがありました。

●また、某一部上場企業の若い社員の方が個人的な目的で、ある会社のサービスを利用しました。しかも、ご丁寧に勤務している会社の名刺を渡し、連絡先としてその名刺の会社用メールアドレスで連絡を行うように告げていました。サービスを提供した会社は名刺を示され、アドレスも会社ドメインのものであったため、社員の個人的な利用とは思わずその会社との取引だと思っていました。しかし、その後その社員がサービスや料金のことでクレームを付けトラブルになった際に、おかしいと思ったサービス提供会社が名刺を元に勤務している会社に連絡を入れ、苦情を入れたため上司などが知るところとなり、逆にこの社員が謝罪に追い込まれたという事例がありました。

●これらの事例の問題点は、勤務先のアドレスを使用していることに加えて、勤務先のネームバリューを利用して優位にサービスを受けようとしたり、クレーム対処をしようとしたことで、逆に自身の問題点を指摘されて、勤務先にまで迷惑が及んでしまったことです。

●以上のような事例を見てみても、個人のプライベートアドレスと業務用のアドレスは分けなければいけないことが分かります。

メールアドレスはTPOで使い分ける

●先の事例とは逆に、会社などで正式な内容として先方とやり取りするにはプライベートアドレスはいただけません。会社の意思表明や公式文書などをやり取りするのに個人アドレスでは、セキュリティーの問題と同時に、本当にその社からのものなのか、また会社としての公式な見解や発言なのかどうか分からないという弊害を生みます。正式なものとして相手が受け止め難いのです。

●特にフリーメールは印象から言っても最悪ですので、公式なやり取りは所属している企業、団体のドメインで必ず行う必要があります。

●メールアドレスを増やすと管理も大変になってきますが公的、私的の意味を理解することはIT社会でも重要です。

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