【会議・ミーティングが上手くいく！】知ってると便利な「意見が出る場づくりの3要素」（第2回／全2回）

-------------------------------------
※今回のコラムは全2回で
【会議・ミーティング改善に使える！】
知ってると便利な「意見が出る場づくりの3要素」についてお伝えしております

（第1回）その場は「安心・安全な場」ですか
（第2回）質問内容を変えれば、答えが変わる？～適切な質問のしかた
-------------------------------------

質問内容を変えれば、答えが変わる？～適切な質問のしかた

例えば、「何か改善したいところはないですか？」と聞かれて、
みなさんはすらすらと答えられますか？

思いついた点から答えていくことになると思いますが、これでは非効率的です。

なぜなら、質問の範囲が広すぎるから。

何か失くし物を探すときと同じで、「家の中でなくした」のと
「会社までの道のりの“どこか”でなくした」のでは、かける労力は全然違います。

例えば、次のように区切ってみて聞いてみてはどうでしょう。

・会議（種類・進め方・内容・メンバー・時間）
・メールの送り方（内容・送付先・添付資料）
・社内の清掃（回数・担当・方法）
・会社のレイアウトや配置（OA機器・ゴミ箱・レイアウト・座席配置）

上記の他にも、社内の場所で区切る（事務所・工場・更衣室）、
時間で区切る（就業時間前、午前、午後、就業時間後）などもあります。

漠然と「何か改善したいところを挙げてください」といわれるよりも、
「現在行われている会議について改善できるところはないですか」と
少し制限をかけて聞いてみる方が、参加者はイメージしやすくなります。

また、場合によっては、上記とは反対に、
制限をかけすぎ（範囲を狭めすぎ）て答えが出ないようなケースもあり得ます。

例えば、「会議の回数について、何でもいいから意見を言って！」と言われた場合。

多くても1～2個でしょうし、「たくさん意見を」と求められても困ってしまいます。

その場合は、範囲を広げてみることが必要です。

このあたりのさじ加減は、一度質問をしてみて、
参加者がイメージすることが難しいようであれば、広げたり狭めたりしてみてください。

意見が出ない場合の特効薬～ポストイット、記入シート

参加者が10名の会議で、
「10名全員がまんべんなく話す会議」というのは見かけたことがありません。

そのうち、少なくとも1～2人は「自分からは全く話さない人」がいます。

この1～2人が、「興味を持っていないから話さないのか」というと
そうとは限りません（興味を持っていない場合もありますが）。

あるいは、自分からは全く話さないからといって意見を聞かなくてよいかというと、
長い視点で考えると良いとは言えません。

意見を言わなければ意見を言わなくてよいと思い込んでしまう、
あるいは、意見を考えることを止めてしまうことは、
組織全体のレベルアップにつながらないからです。

では、どうすれば、参加者10名の会議で「10名の意見」が訊けるでしょう。

答えは簡単で、全員で話し合う前に、まず一人ひとり考えて、
書き出す時間を設けるようにします。

ポストイット（付箋）を利用してもいいですし、
事前に記入シート（簡単な枠組みだけ作っておく）を配布したり、
あるいは白紙を配布して書いてもらうのも良いでしょう。

さらに、「出来るだけたくさん書いてくださいね」というのではなく、
「最低○つは書いてください」と伝えます。

人の思考回路は不思議なもので、「1つで良い」と言われたら1つしか挙げず、
「10個考えよう」といわれると10個でてきます。

こうして、声の小さい人の意見も「事前に書きだす」ことによって、
意見を求めることができます。

とても単純で、社員研修などではよく行われている方法ですが、
社内会議やミーティングの時に
「わざわざポストイットを使ってやる」ということは、意外と少ないもの。

ぜひ、実践してみてくださいね。

■まとめ

今回は、たくさん意見を出してもらいたいときに
意識しておくと良い3要素についてお伝えしました。

1．場の安全性
会議・ミーティングの冒頭に
「この場は安心・安全な場であることを宣言」してから始めましょう。

2．質問のしかた
「なんでもいいよ」といわれると、反対に答えにくいもの。
適度に制限をかけて（範囲を限定して）質問してみましょう

3．答え方の工夫
会議において積極性は必要ですが、声の大きい人の意見しか拾わないというのは、
組織全体のレベルアップにつながりません。

事前に記入する方法を利用して、全員が考え、全員が口を開く機会を作っていきましょう。

なお、会議の空気が重く意見がなかなか出ないときの方法は、「【事前準備不要】会議やミーティングで意見が出ない！空気が重たい…そんな時の解決策11」を参考にされてみてください。


-------------------------------------
※今回のコラムは全2回で
【会議・ミーティングが上手くいく！】
知ってると便利な「意見が出る場づくりの3要素」についてお伝えしました

（第1回）その場は「安心・安全な場」ですか
（第2回）質問内容を変えれば、答えが変わる？～適切な質問のしかた
-------------------------------------