【会議・ミーティングが上手くいく！】知ってると便利な「意見が出る場づくりの3要素」（第1回／全2回）

今日は、ある会社の「業務改善会議」に参加しました。

ファシリテーターの社員さんが
「何か改善したいところはないですか？」と聞いています。

「コピー機の場所を動かすと効率的になるんじゃないか」
「○○会議の資料は印刷しなくても良いんじゃないか」
「・・・」
「・・・」

ふいに意見が止まってしまいました…。
しかも、発言している人は決まった人で、全然話さない人もいる様子。
さて、どうしたものでしょうか？

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※今回のコラムは全2回で
【会議・ミーティングが上手くいく！】
知ってると便利な「意見が出る場づくりの3要素」についてお伝えしていきます

（第1回）その場は「安心・安全な場」ですか
（第2回）質問内容を変えれば、答えが変わる？～適切な質問のしかた
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その場は「安心・安全な場」ですか

会議やミーティングにおいて
「なるべくたくさん意見を出してほしい」という場面は必ずあるでしょう。

意見が活発に出てきて、議論が活発に進む…そんな会議を目指しているのに、
現実は「シーン」としている、「当てないと答えない」などの状態…。

ファシリテーターとしては「なぜ黙っているの！」と
意見を述べない人を責めてしまいたくなるのも分かるのですが、
考えておきたいことが3つあります。

<意見が出る場づくりのための3要素>

1つ目は「場の安全性」
2つ目は「質問のしかた」
3つ目は「答え方の工夫」

それでは、まず「場の安全性」について見ていきましょう。

場の安全性とは、一言で言うと
「その場（会議・ミーティング）に居るメンバー間の信頼関係」。

例えば、参加者に次のような思いが潜んではいないでしょうか。

・この発言をしたら、上司ににらまれそうだからやめておこう
・あの仕事はムダだと思うけど、言うと先輩を否定しそうだからやめておこう
・その発言をしたら、自分の仕事が増えてしまいそうだからやめておこう
・どの発言しても、結局聞き入れられないんだから、言っても無駄だ

こういう状態では、いくら質問のしかたを変えて、
答え方を工夫しても意見はなかなか出てきません。

社内の現状をまず把握し、信頼関係があるとは言えない状況の場合は、
会議やミーティング冒頭にしっかりとその場の目的共有を図るようにしましょう。

例えば、業務改善会議であれば次のようなことを伝えます。

・今回、本腰をあげて部署内の業務改善をできるところからしていこうと考えていること
・この場は、取り入れる・入れないは別としてとにかく
　「いま仕事をしていて感じる不便を吐き出す場」であること
・出た意見のうち、何から手を付けていくか、
　どうしていくかはあらためて別の場で話し合うこと
・発言をした人に改善を任せるわけではないこと
・評価に関わるわけでもないので、遠慮なく吐き出してほしいこと

当然、信頼関係がすぐにできるわけではありません。
しかし、その言葉があるのとないのとでは、参加者の気持ちが随分と変わるはずです。

もし、業務改善会議をするはずが「不満が出てきてしまった！」という場合でも大丈夫。

意思表示をすることができるというのも、一つの大きな進歩だからです。
（参考：「会社に対する不満」を有効に活用！あえて爆発させることで次に進めるたった1つの方法とは）

たくさん意見を出してほしい時は、
「この場は安心・安全であることを宣言」してから始めるようにしましょう。

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※今回のコラムは全2回で
【会議・ミーティングが上手くいく！】
知ってると便利な「意見が出る場づくりの3要素」についてお伝えしていきます

（第1回）その場は「安心・安全な場」ですか
（第2回）質問内容を変えれば、答えが変わる？～適切な質問のしかた
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