組織にAIを根付かせる3つの仕組み｜旗振り役・共有の場・人事評価で社内に浸透させる

仮に、社内でAIの使い方の決めごとを作り、1枚のファイルにまとめて共有のフォルダに置いたとします。ところが3か月たつと、ファイルに書かれていない使い方が増え、質問はいつも同じ1人に集まり、試した話をする時間もいつのまにか別の打ち合わせに変わっている。決めごとはあるのに、少しずつ元のやり方に戻っていく。

結論から書きます。決めごとを作ったら、次はそれを続けるための仕組みが要ると思います。 仕組みは、次の3つです。

• 旗振り役（AI推進担当）を決める
• 成功・失敗の体験を共有する場を作る
• 人事評価に組み込む

社員がAIを使わないときに見直すのは、社員ではなく会社の側の決めごとです。入れてはいけないもの・使ってよい道具と仕事・迷ったときに聞く人を紙1枚に書く、AIを使う仕事を決めたら前のやり方を1つ外す、試す時間を勤務時間の中に予定として入れる、の3つです。詳しくは以前のコラム「AIが社内に定着しない理由」に書きました。そこでは紙1枚と書きましたが、その1枚は共有のフォルダにファイルで置いておくのがお勧めです。書き直しても全員が同じ版を見られ、迷ったときに聞く人が、使ってよいと決めたAIにそれを渡して、質問への答えの下書きを頼むこともできます。貼っておきたいときは、印刷すれば足ります。今回は、その決めごとを社内に根付かせる側の話です。

1. 旗振り役（AI推進担当）を決める

以前のコラム「AIを導入する前に決める3つのこと」では、最初に使う人を1人決める、と書きました。最初に使う人は、始めるときに自分の仕事で使ってみせる人です。旗振り役は、始めたあとも止まらないように回す人です。同じ人が兼ねても構いませんが、役目は別のものです。

旗振り役の仕事は、次の3つです。

• 社内で出た質問を集めて、答えを残す
• 決めごとのファイルを、使い方が増えるたびに書き直す
• 体験を共有する時間を回す

決めごとに書いた「迷ったときに聞く人」がその場で答える人なら、旗振り役は質問と答えを集めて残す人です。選ぶときの分かれ目は、いちばん詳しいかどうかではありません。「分からない」を集めて、整理できる人かどうかです。全部を1人で教える役にすると、質問がその人に集中して、その人の本来の仕事が止まりやすいと思います。

上に立つ人が引き受けるのは、この役に時間と権限を渡すことです。「手が空いたときに」と頼むだけでは、この役はほかの仕事に押されて後回しになりがちです。週にどれだけの時間をこの役に使ってよいか、決めごとをどこまで書き換えてよいかを、先に決めて本人と周りに伝えます。

2. 成功・失敗体験を共有する場を作り、記録に残す

試す時間や、失敗を話せる場があっても、話しただけでは翌月には忘れられてしまいがちです。共有の場で大事なのは、話した中身を1行ずつ記録に残すことだと思います。

記録は、次の3つが分かれば足ります。

• 何の仕事に使ったか
• うまくいったか、だめだったか
• 次はどうするか（続ける・やめる・外した手順）

置き場所は、できるだけ共有のフォルダなど、電子で残すことをお勧めします。電子で残せば、使ってよいと決めたAIに読ませて、続けるかやめるかを考えるたたき台を作ってもらえます。ただし、お客様の名前など、決めごとの「入れてはいけないもの」は記録にも書きません。ノートに書いている会社は、旗振り役が見返すときに打ち込むところからで構いません。旗振り役は月に1回記録を見返し、続けると決まった使い方を決めごとのファイルに書き足します。

ここで、成功した話だけを集めないことをお勧めします。成功例ばかりが並ぶと、うまくいかなかった人は話しにくくなり、同じつまずきを別の人がもう一度踏むことになりかねません。「この仕事には合わなかった」も、同じ重さで残します。それは、その仕事にはAIを使わないと決めるための材料にもなります。

3. 人事評価に組み込む。数えるのは使った回数ではない

3つ目は人事評価です。受け取り方を間違えやすいところなので、先に書きます。評価に入れるのは、AIを使った回数や、AIの腕前ではありません。

入れるのは、周りの仕事を楽にしたことです。たとえば、次のようなことです。

• 自分の使い方を記録に残して、ほかの人も使えるようにした
• 外せそうな古い手順に気づいて、声をかけた
• 隣の人の「分からない」に付き合った

外せそうな手順に気づく工夫は、AIを使っていなくても同じように数えます。目的はAIを使わせることではなく、仕事を軽くすることだからです。

使った回数で数えると、AIが要らない仕事にまで使うようになりやすいと思います。苦手な人ほど評価が下がり、置いていかれかねません。使わない人を減点することはしない、と評価に入れる前に社員に伝えておきます。 評価に組み込むのは、旗振り役や記録を残した人の手間を「余計な仕事」で終わらせないためです。評価の表を作り直さなくても、業務の改善や周りへの協力を見る項目が今の評価にあるなら、そこに書けるようにするところから始められます。評価の仕組みがない会社なら、面談のときにその手間に一言触れるだけでも構わないと思います。

3つは、つながっている

旗振り役が記録を集め、記録が評価の材料になり、評価がその手間に応えます。どれか1つだけでは回りにくいと思います。人が少ない会社なら、旗振り役は誰かの兼務になります。だからこそ、その時間を仕事として認めるところが出発点になります。

まとめ

• 旗振り役を1人決め、上に立つ人が時間と権限を渡す
• 成功も失敗も、1行ずつ記録に残す
• 評価するのは使った回数ではなく、周りの仕事を楽にしたこと

AIは、入れた日ではなく、そのあと続けた月日の分だけ社内に根付いていくものだと思います。宮崎で少ない人数でやりくりしている会社なら、まず旗振り役の名前と、その人に渡す時間を決めるところからで構いません。