AIを試す時間がないとき｜先に、やめる仕事を決める

仮に、「週に30分、AIを試す時間を取ろう」と決めて、予定表に入れたとします。最初の週は急ぎの納品で流れ、次の週は休んだ人の穴埋めで流れ、3週目には誰もその予定を見なくなっている。試す気はあるのに、時間だけが出てこない。

結論から書きます。予定に入れるだけでは、試す時間は守りにくいものです。先に今の仕事を1つやめて、空いた枠をそのまま試す時間にします。 探す範囲は試す人の1週間だけ、やめるのもまず4週間だけで構いません。ただし、お客様・お金・法律・安全・データの控えに関わる仕事は候補にしません。

以前のコラム「AIが社内に定着しない理由」では、試す時間を勤務時間の中に予定として入れ、うまくいかなくても構わない時間にする、と書きました。今回はその続きで、その時間をどこから持ってくるかの話です。

1. AIで楽になるとしても、試したあとです

「AIで仕事が減ったら、その時間で覚えよう」と考えると、なかなか始まりません。手間が減るとしても、それは使い方が分かってからの話です。最初の数回は、自分でやったほうが早いと感じるかもしれません。時間は、先に出すことになります。

時間の出どころは、おもに3つです。残業や休日を使う。誰かに仕事を回す。今の仕事を減らす。

残業や休日に頼ると、忙しい週から順に抜けていきます。誰かに回すと、その人の手が詰まるだけで、職場全体の時間は増えません。だから、今の仕事を減らすところから考えます。

時間が取れないからといって、通勤中や昼休みに私用のスマホで試してもらうことはしません。休む時間を削ることになるからです。仕事のAIは仕事用の端末と会社のアカウントで使い、私用のスマホは原則として使わないと、以前のコラム「私用のスマホで仕事のAIを使う前に」に書きました。試すのも、勤務時間の中で、仕事用のパソコンやスマホを使います。

2. 探すのは、試す人の1週間の中の30分だけ

会社の仕事を全部見直すところまでは、この段階では要りません。試す人の予定を1週間ぶん見て、毎週決まって繰り返しているものを3つ挙げます。そのうえで、1つずつこう聞きます。「次の1回を飛ばしたら、誰が、いつ困るか」。

すぐに答えが出ないものが、やめる候補です。丸ごとやめられなくても、全員出席を担当者だけにする、毎週を隔週にする、といった減らし方で構いません。

仮に、毎週月曜の朝に30分の打ち合わせがあるとします。中身は予定の読み上げで、何も決めない週が続いている。それなら、予定は各自が共有のファイルに書く形にして、打ち合わせをやめます。そして、月曜の朝のその枠に「AIを試す」と書き換えます。別の時間を探さず、枠ごと置き換えるところが要点です。もともと空けてあった時間なので、新しく予定を入れるより守りやすいと思います。急ぎの仕事で流れた週があっても、別の日を探さず、次の週の同じ枠で試します。

3. やめるのは4週間だけ。ただし候補にしない仕事がある

やめるのをためらう理由の1つは、一度やめたら戻せない、という不安です。そこで、「ずっとやめる」ではなく「4週間だけやめる」と決めます。その間に困ったことがあれば共有のファイルに書いておき、4週間後に見返します。困った話が出なければ、そのままやめる。出たら、元に戻すか、隔週などに減らして戻します。元に戻して枠がなくなるときは、繰り返している別の仕事で同じことをします。

ただし、候補にしない仕事があります。お客様と約束した納期や連絡、請求や給与の支払い、法律で決まった書類や記録、安全の確認、データの控えを別に保存する作業（バックアップ）です。飛ばして誰も気づかなかったとしても、ここには手を付けません。

「4週間やめてよい」と言うのは、社長や上司など、その仕事を頼んでいる側の人です。やめる本人の口からは言いにくいので、周りにも社長や上司から伝えます。

4. やめる仕事が見つからないときは、AIの前に仕事の量を見る

探しても1つも出てこないなら、そこが判断の分かれ目です。AIの使い方の問題ではなく、人と仕事の量が合っていないのかもしれません。決算や繁忙期のように終わりが見えているなら、その時期が過ぎるのを待って、もう一度1週間を見ます。終わりが見えないなら、AIより先に、仕事の量の話を社長や上司とします。道具を入れても、人手の足りなさは埋まらないことがあるからです。今はAIを試さないと決めるのも、1つの答えです。

まとめ

• AIで楽になるとしても試したあと。試す時間は、今の仕事を減らして先に作る
• 試す人の1週間から飛ばしても困らない仕事を探し、枠ごと置き換える
• やめるのは4週間の期限付きで。お客様・お金・法律・安全・データの控えに関わる仕事は候補にしない

入れる道具を考える前に、減らせる仕事を見る。AIを試す時間の作り方も、同じ順番だと思います。