AIを導入する前に決める3つのこと｜中小企業が何から始めるか迷ったら

AIを導入する前に決める3つのこと｜中小企業が何から始めるか迷ったら

「うちでもAIを使って何かできないか」。会議でそんな話が出て、その場は盛り上がったのに、翌週にはもう誰も口にしていない。やる気がないわけでも、予算がないわけでもありません。何から手を付けるかが決まらないまま、話が道具選びに移ってしまうのです。

結論から書きます。AIを入れる前に決めることは3つあります。やめる仕事／最初に使う人／うまくいったと言える状態。この3つが決まっていれば、どの道具を選んでも大きくは外しません。逆に、ここが空白のまま高機能な道具を入れると、たいてい使われないまま契約だけが残ります。

1. 増やす前に、やめる仕事を1つ決める

私がご相談の場で最初にお聞きするのは「何を入れたいか」ではなく、「何をやめられるか」です。やめてしまえるなら、それがいちばん安くて速い。

仮に、毎朝30分かけて作っている集計表があるとします。それを誰が、何のために見ているのか。確かめてみて「前任者の頃から続いているが、今は誰も見ていない」と分かったなら、AIに速く作らせるより、やめたほうが早い。この確認を飛ばすと、要らない仕事を高速でこなす仕組みができあがります。

やめられないと分かった仕事だけが、次の候補に残ります。

2. 最初に使う人を、1人だけ決める

全社で一斉に始めると、たいてい止まります。詳しい人だけが先に進み、苦手な人が置いていかれるからです。

決めるのは「いちばんパソコンが得意な人」ではありません。その仕事をいちばん多く抱えていて、周りに聞かれる立場の人です。その人が普段の仕事で1つ使えるようになると、周りは説明書ではなく隣の人の手元を見て覚えます。道具の高機能さより、誰も置いてけぼりにしない進め方のほうが、定着するかどうかを分けます。

3. 「うまくいった」の形を、先に言葉にする

始める前に、3か月後にどうなっていたら成功と呼ぶのかを決めておきます。

このとき、いきなり「経費を何割削減」と数字で置かないことをお勧めしています。最初は場面で書くほうが確かめやすいからです。「金曜の夕方に、来週の集計を手で作らなくてよくなっている」。この形なら、できたかどうかを誰でも判断できます。数字は、その場面が何回起きたかを後から数えれば出ます。

道具を選ぶのは、最後でいい

3つが決まってから道具を見ると、選択肢はかなり絞られます。多くの場合、新しく買わなくても、すでに契約しているサービスの機能で足りることもあります。AIは魔法の箱ではなく、道具の1つです。入れないという判断も、立派な結論です。

まとめ

• やめられる仕事を1つ探す。やめられるなら、それが最速
• 最初に使う人を1人決める。選ぶのは詳しい人ではなく、その仕事を抱えている人
• 成功の形を、数字ではなく場面の言葉で先に決める

この3つは、宮崎の会社でも、県外の会社でも変わりません。私はシステムエンジニアとして2000年からSEの仕事を続けてきましたが、うまくいった現場では、道具より先に、何のためにやるのかが決まっていました。