AIが社内に定着しない理由｜社員が使わないとき、会社の側で見直す3つのこと

仮に、社内でAIを使えるようにして、半年がたったとします。最初の週は何人かが触ってみた。けれど今、毎日開いているのは社長だけ。社員に聞くと「忙しくて」「よく分からなくて」。ここで「うちの社員には向いていなかった」と片づけてしまうのは、少し早いと思います。

結論から書きます。社員がAIを使わないとき、見直すのは社員ではなく、会社の側の決めごとです。 見るところは3つあります。何を入れてよいかが決まっているか。AIを使った分だけ、前のやり方が減っているか。試す時間が、仕事の中にあるか。

最初に使う人の選び方や、「うまくいった」の決め方は、以前のコラム「AIを導入する前に決める3つのこと」に書きました。今回は、入れたあとで止まってしまったときの見直し方です。

1. 何を入れてよいかが、決まっているか

社員が手を止める理由の1つは、叱られるかもしれない、という不安だと思います。お客様の名前を入れてよいのか。見積もりの金額は。社内の会議の資料は。誰も決めていなければ、まじめな人ほど使いません。使わなければ、間違えることもないからです。

決めるのは、分厚い規程でなくて構いません。紙1枚に、次の3行です。

• 入れてはいけないもの（何を書くかは会社ごとに決める）
• 使ってよい道具と仕事（会社で決めたAIのサービスで、文章の下書き、長い文の要約など）
• 迷ったときに聞く人

この3行が壁に貼ってあるだけでも、「使っていいのか分からない」という止まり方は減ると思います。入力した内容が学習に使われない設定の確かめ方は、以前のコラム「手書きの資料をChatGPTで見やすい資料に」で、ChatGPT を例に書いています。

2. AIを使った分だけ、前のやり方が減っているか

仮に、日報の下書きをAIで作るようにしたとします。ところが提出の形は手書きの用紙のまま。AIで作った文を、もう一度用紙に書き写すことになります。これでは手間が1つ増えただけで、使わなくなるのも無理はありません。

AIを使う仕事を決めたら、同時に、外す手順を1つ決めます。用紙をやめて、そのまま送れる形にする。同じ内容を2回書かせない。新しいやり方を足すときは、古いやり方を1つ外す。 外さないかぎり、AIは「余計な手間」として扱われ続けます。

手順を外す判断は、社員の側からは言い出しにくいものです。ここは、上に立つ人が引き受けるところです。

3. 試す時間が、仕事の中にあるか

「空いた時間に触ってみて」と言われても、空いた時間はなかなか来ません。人手の足りない職場なら、なおさらです。AIを覚える時間が残業か休日にしか取れないなら、続かないのは自然なことです。

試す時間は、勤務時間の中に予定として入れます。週に1回、短い時間でも構いません。その時間は、うまくいかなくても構わない時間にします。うまくいった使い方は、その場で隣の人に画面を見せてもらう。うまくいかなかった使い方も、「これはだめだった」と話せれば十分です。失敗を話せる場があると、次に試す人の手が軽くなります。

使わない社員を責める前に

3つとも、社員のやる気の話ではありません。使ってよいか分からない。使うと手間が増える。試す時間がない。どれも、会社の側で決めれば変えられることです。そのうえで使われない仕事があれば、その仕事にはAIが要らなかった、と決めてよいのです。決めごとがないまま「もっと使って」と声をかけ続けても、状況は変わりにくいと思います。

まとめ

• 入れてはいけないもの・使ってよい道具と仕事・迷ったときに聞く人を、紙1枚に書く
• AIを使う仕事を決めたら、前のやり方を1つ外す
• 試す時間を、勤務時間の中に予定として入れる

AIが社内に根付くかどうかは、道具の性能より、使う人の周りの決めごとで変わります。宮崎で人のやりくりに悩む会社ほど、次の朝礼で決められることから始めてみてください。