いつまで紙に振り回されてんの？

2021年2月21日公開 / 2021年3月2日更新

コラムカテゴリ：ビジネス

複合機メーカーが悲鳴を上げるほど
文房具屋さんが悲鳴を上げるほど
ペーパーレスが加速しています。

そんな中何から手を着けて良いかと思案中の方もたくさんいます。

ペーパーレス初級編をお知らせします。

諸悪の根源（？）
コピーと郵便、書類整理をなくしましょう。

コピーをなくすには情報共有ツールを導入すれば事足ります。
最近ではクラウドを利用した情報共有ツールが花盛りですので
それを利用するのが良いでしょう。

この際に必要なことは
「わが社の使いやすいようにカスタマイズしない」ということです。
カスタマイズしていしまうと結局ペーパーから離れられなくなってしまいます。
当初のシステム通りに自社の仕組み自体を変えてしまうのです。

次に郵便です。
郵便は、とにかく不要なものは送り返す。
「受取拒絶」の判子を押して送り返せば良いのです。

その他、納品書や請求書、領収書もすべてネットで共有すれば良いのです。
自社発行も受け取りもすべてネット経由で済むように仕向けるのです。
領収書を電子記録で発行するので印紙も不要となるのでその効果は大きいものになります。

あとは、書類のスキャナ保存で電子化
これくらいをするとかなりのペーパーレス化が進みます。

指図書だって
設計図だって
なんだって電子化してスマホやタブレットで確認できるようにしてしまえば良いのです。

あとは、会社のトップが「やるぞ！」と号令を掛けるだけです。

こんなこともできないようじゃ
これから益々激動するビジネスの世界で生き残れません。