英文ビジネスメール・ミニレッスン 「突然メールを差し上げます」
ビジネスメールで書きにくいもののひとつが、お詫びのメールでしょう。日本語でも、謝罪する時は一段と丁寧な表現を使いますが、英語でもそれは同じです。こちらに非があるときは謙虚に、真摯に謝ります。そして、次の対処を明らかにして相手の理解を得るように努めます。
順序として、1お詫びする 2次の対処を伝える 3今後の決意を伝える の展開で書きます。
くどくど書く必要はありません。簡潔に、しかも誠意を伝える丁寧な表現をいろいろご紹介します。
1お詫びの表現
まず、主語を"I"か"We"か決めます。
"I"は、個人的なミスを詫びる、或いは上司として部下のミスを詫びる場合に使います。
"We"は関係部署が大きい場合に使います。丁寧度が比較的低いものから並べてありますので、参考になさってください。
"I am (We are) very sorry that..." "I am (We are) very sorry about..."
thatは後ろに節（主語+動詞）を、aboutは名詞の形を持ってきます。
例） "I am very sorry that there was an error in my foreign exchange calculation."
"I am very sorry about an error in my foreign exchange calculation."
「私の為替計算に間違いがありまして、申し訳ありません」
"I (We) apologize that..." "I (We) apologize for ..."
例）"I apologize that I sent you the wrong file." "I apologize for sending you the wrong file." 「間違ったファイルを送ってしまい、申し訳ございません」
"apologize for..." の形の方がよく使われます。 少し丁寧度は下がりますが、次の表現もあります。
"My (Our) apologies for..."
"apology"「お詫び」という名詞は謝罪文に頻繁に使われます。
更に丁寧にするには、次のように書きます。
"Please accept my (sincere) apology for ..."
例）"Please accept our sincere apology for causing you trouble."
「ご迷惑をおかけいたしましたことを謹んでお詫び申し上げます」
ただし、これは顧客の苦情に対しこちらに非がある場合などに限ります。
日本語のようにとにかく低姿勢で謝ることは、英語では逆効果になる場合もあります。相手との力関係をよく見極め、必要以上に自分を下に位置づけしない方が良いでしょう。
また、相手のタイプにもよります。厳格な人なのか、フレンドリーな人なのか。フレンドリーな人に対し、不必要に丁寧な長文を書くとイヤミと取られることもあります。或いは、こんなに謝るなんて自分に自信がないのか？と疑念を持たれてしまいかねません。
相手の国籍・文化的背景も影響します。日本語を直訳した英文では誤解を生じかねない場合もあります。謝罪のメールでは特に注意するほうが良いでしょう。
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