英文ビジネスメール・ミニレッスン～返事を確実にもらうための4x4の法則

ビジネスメールを書くとき、適切な長さとはどのくらいでしょう。社内文書であれば手短にすませることができます。しかし対外的なメール、しかも顧客や取引先へのメールとなれば、長くなりがちなのではないでしょうか。今日はよく言われる、適切なメールについての「4x4の法則」についてお伝えします。

4の数字はそれぞれ、段落の数と一段落中の文の数を表します。つまり、1段落につき4つの文章、それを4段落にするのが理想的と言う意味です。こうすれば、受け取った人はメールを読むときにスクロールする必要がありません。ある調査によると、メールを開いたときに一目で見渡せない長文のものは、自動的に削除される可能性が高いそうです。

さらに、一文は15-20語で収めるようにします。これはどのくらいの長さかと言うと、声を出して読んだ時に息継ぎをせずに一気に読めるぐらいと言われています。（深呼吸してから読んだりしてはダメですよ）段落と段落の間には行をはさんで、読みやすくします。インデント（文頭を3文字ほど下げること）は必要ありません。相手側のメール機能によっては削除されてしまうかもしれないからです。

良いと思われる営業メールの例を次に出します。

“Dear Bob,
I was wondering if you were still having trouble with your current analysis program.(14) If so, let me speak with you about our new itemized IT solution.(13)

I have some time next Tuesday or would later in the week work for you? (15)
Please let me know either way.(6) You can see more info here (your website address).

If I don’t hear from you, I’ll follow up with a call next week.(14)”

コンピューターのプログラムについての営業メールです。合計3段落で、最後は1行しかありません。一文はそれぞれ20語以内に収まっています（カッコ内の数字が語数です）見込み顧客と言えども、単刀直入に用件を切り出し、面会の予定に関するこちらの都合を相手に伝えています。しかも、返事がなければこちらから電話する、という持って行きかたで締めくくっています。

次は、社内メールの例です。インターネットサービスのプロバイダー二社を比較検討し、会議にかけるという内容です。やはり20語以内の文章を4+3の二段落と簡潔にまとめていますね。

"Cathy, we have two options: M.N. Cable and South Club. Both offer business plans, and I will go over the pricing of each plan at the meeting on Tuesday. (20) Both of the options I listed have comparable speed and data usage offerings as well. (16) I called your personal provider, Big Satellite, but they did not have any business offerings.(15)

I will talk with Dave and Yoshi in IT about these options and get their suggestions.(16) I will also send out meeting requests to everyone, including Mr. Nakamura in operations.(13) If you have any questions prior to the meeting, please let me know.(13)"

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