英文ビジネスメール・ミニレッスン 「突然メールを差し上げます」
英語でビジネスメールを書き終えました。いざ、送信! でもちょっと待ってください。その前にもう一度、念には念を入れて確かめましょう。もしかしたら、大変な勘違いや混乱を招く原因が含まれているかもしれません。
スペルチェック
今はほとんどのメールソフトに、スペルミスを防ぐための自動スペルチェック機能がついていると思います。設定しておかなければ使えませんから、必ず設定をしておきましょう。
強調したいとき
数字や日付などを強調したいときは、太字にするか下線をつけましょう。＜Urgent＞ ≪URGENT≫ 【Urgent】など、英語では使わない記号で囲むと文字化けしたりしますし、（ ）と間違われることもあります。（ ）は重要でないことに使いますから、誤解を招く原因になりかねません。
添付ファイルがあるとき
ビジネスメールでは、ファイル・データなどを添付することが頻繁にあるはずです。その際には必ず本文の中にその旨を述べましょう。そうでないと、相手が添付に気づかないかもしれません。
「最終報告書のファイルを添付いたします。」はどう表現すればいいでしょうか。 以下にあれこれ出しておきます。
I am attaching a file of the final report.
I am sending a file of the final report as an attachment.
Attached is a file of the final report.
Please see the attached file of the final report.
結びの言葉
日本語では、「どうぞよろしくお願い致します」が非常によく使われます。 私も、結びの言葉はこれで締めることがほとんどです。依頼のメールはもちろん、問い合わせ・返答・御礼など、あらゆる状況に使える便利な表現だと思います。 英語では、"Best / Kind regards" を使うとよいでしょう。これは丁寧ですが一般的で、広い範囲で使えます。相手を知っている場合も、よく知らない場合も使えます。もう少しフォーマルにしたければ、"Sincerely" がよいでしょう。
署名
注意したいのは、英語と日本語では順番が違うということです。 日本語では次のように社名、肩書き、部署、名前の順に書くのが普通です。
神戸ビジネススクール株式会社
ビジネスディレクター・副校長
三宮 優子
英語では、名前を一番に書きます。
Yuko Sangu
Business Director & Vice Pincipal
Kobe Business School K.K.
電話番号、会社の住所、メールアドレスなどは好みでつけたりつけなかったりするようです。
さあ、チェックは終わりましたか？これで安心して送信ボタンを押せます。 Good luck!
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